Skamstrup: Engagerede maskinførere og mere tid

Skamstrup Maskinstation fik CustomOffice i februar 2017. Det har givet driftsleder Andy
Østergaard endnu mere engagerede og tilfredse medarbejdere, bedre overblik og i det hele taget en nemmere hverdag. Og så kan det endda ses på maskinstationens bundlinje.

Andy Østergaard, driftsleder på Skamstrup Maskinstation, har kun tid til at snakke med journalister når det regner. Selvom regnen står ned i lårtykke stråler, da jeg taler med ham, må han undervejs afbryde interviewet et par gange for at stikke et par ordrer eller beskeder ud.
Selvom maskinstationen har fået CustomOffice, er driftslederen stadig et vigtigt omdrejningspunkt. Det passer mig fint, for så kan jeg nå at føre mine notater ajour. Andy snakker nemlig hurtigt, meget hurtigt, når han fortæller om sine erfaringer med maskinstationens app fra CustomOffice. Han har meget på hjerte, og det er tydeligt at han er ualmindelig glad for produktet.
”Jamen, det er en ren solstrålehistorie”, siger han, da jeg spørger om det da ikke næsten er for godt til at være sandt. ”Ingen af os ønsker at vende tilbage til det gamle system, fordi det nye giver os så mange fordele”.

7 fordele ved CustomOffice

Da jeg spørger Andy hvad det er for nogle fordele, CustomOffice har givet Skamstrup Maskinstation, følger en lang talestrøm. Fælles for alt hvad han nævner er, at CustomOffice har gjort hverdagen nemmere. Her er et par highlights:

  1. CustomOffice kan ses på bundlinjen fordi der bliver sparet tid. Regnskabet for maskinstation og entreprenørvirksomhed tog f.eks. tidligere 40-50 timer om ugen. Den nye bogholder klarer nu det samme OG anlægsgartnerfirmaet Kildelundens bogholderi på kun 32 timer – blandt andet fordi hun ikke længere skal indtaste alting – den opgave klarer driftslederen allerede når kunden henvender sig.
  2. Maskinførerne er generelt blevet mere engagerede i at sagerne skal være i orden. Før var det en udfordring at få ajourført forbruget af gødning og sprøjtemidler. Nu kan maskinførerne ikke afslutte opgaven i systemet før de har anført hvor meget de har brugt. Det motiverer og engagerer dem til at få styr på detaljerne.
  3. Andy har fået bedre overblik. ”Jeg har bedre styr på folkene nu uden at der går overvågning i den”, fortæller han. Hver morgen tjekker han f.eks., hvornår maskinførerne er blevet færdige med nattens arbejde. Så ved han hvem der har brug for at møde senere, og kan advisere kunderne om eventuelle forsinkelser. Andy stiller ingen krav til maskinførerne om at de skal slå GPS-en til. Han kan jo se hvor langt de er på dagsedlerne, som bliver udfyldt løbende. De fleste har GPS-en tændt alligevel, fordi de synes det er sjovt.
  4. Arbejdet med dagsedlerne er blevet lettet. De er nemme at finde igen, og man kan rette i dem og lave tilføjelser. Og når dagsedlen er sendt til bogholderen, kan hun fakturere dem med det samme.
  5. Det er nemt at holde styr på hvis du kører for den samme kunde i flere dage. Du fortsætter bare hvor du slap dagen før – oplysningerne ligger klar.
  6. Det er nemt at arkivere fotodokumentation direkte på sagen allerede når billedet bliver taget. Før skulle billedet flyttes fra telefonen og over på den relevante sag, når maskinføreren kom hjem, og der kunne gå lang tid med at lede efter billeder, som ikke var lagt på sagen. ”Vi er ansat til at køre maskiner herude, ikke til at dokumentere, så det er vigtigt at vi kan dokumentere nemt og hurtigt”, siger Andy.
  7. Spildtiden ved kunderne er reduceret. Tidligere havde maskinføreren kun beskrivelsen fra kunden at køre efter. Den var ikke altid lige nem at forstå, men nu har maskinføreren adgang til markkort direkte på sin telefon/tablet, så beskrivelsen bliver nemmere at forstå og risikoen for misforståelser minimeres.

Det endegyldige bevis på at medarbejderne har taget systemet til sig

Et halvt år efter Skamstrup Maskinstation havde fået CustomOffice, tog Andy på sommerferie.
Torben (ejer af maskinstationen), som skulle passe Andys arbejde, lagde dagsedler til maskinførerne ligesom i ”gamle dage”. Medarbejderne tog dem, men tastede også oplysningerne ind i appen. Næste gang Andy tog på ferie og Torben igen lagde dagssedler på papir, var tålmodigheden brugt op. Da maskinførerne havde tastet sedlerne ind i systemet, krøllede de dem sammen og kastede dem drillende efter Torben med ordene, som de ofte har hørt fra ham selv – ”Skulle du ikke til at frem i verden?!?”.

CustomOffice kan noget særligt

Skiftet fra dagssedler på papir til smartphones og store digitale skærme kom i stand efter forsøg med et andet system, som viste sig ikke at passe til arbejdsgangen på Skamstrup Maskinstation. En konsulent foreslog dem at prøve CustomOffice. Derfor kiggede Per fra CustomOffice forbi. Mødet blev meget længere end aftalt. ”Det var nok fordi vi blev ved med at stille så mange interesserede spørgsmål”, forklarer Andy. ”Jeg kunne godt lide at CustomOffice var fleksibelt. Det kunne tilpasses vores behov og tog udgangspunkt i det velkendte. Sådan var det ikke med de systemer vi havde set tidligere”. Næste trin var at besøge en virksomhed, der havde været prøveklud for CustomOffice, og så gik det løs. ”Torben, (ejeren af maskinstationen) gav os frie hænder. Hvis vi syntes det var det rigtige at gøre, skulle vi gøre det, han ville bare ikke have noget med det at gøre”, fortæller Andy. ”Spørger du ham nu, vil han nok sige at det er den bedste investering i mange år”.

Sådan gik overgangen fra papir til digitalt system

Selvom Andy og bogholderen var ivrige efter at komme i gang med digitaliseringen, gjaldt det ikke alle deres kolleger. ”Et par af maskinførerne var vist lidt bange for ikke at kunne finde ud af det, men du kan ikke lave noget om uden at nogen er utilfredse”, funderer Andy. Ikke desto mindre blev der hurtigt fuld tilfredshed.
Det var meningen at de tre mest it-stærke maskinførere skulle være prøveklude i en uge, hvorefter halvdelen af medarbejderne skulle kobles på. Det endte med at alle hoppede på efter en uge, da de havde set hvor let det gik for de tre første og selv havde haft fingrene lidt i det. Alle var hurtige til at lære systemet, selvom der måtte tænkes løsningsorienteret undervejs. Da den maskinfører,
der havde sværest ved det, fik en pen at trykke med, kom han lynhurtigt på niveau med de andre.
En anden fik en minitablet, hvor skærmen er større, og så var han også med. ”Vi finder løsningerne, så alle kan være med, for systemet er så enkelt, at de alle kan lære det”, siger Andy.
”Selv dem der har svært ved at skrive, finder hurtigt ud af det, for systemet er intuitivt og har blandt andet stavekontrol”. Andy opretter stadig dagsedlerne for nogle af medarbejderne, men målet er at alle skal trænes i at oprette dem selv. Hvis f.eks. en maskinfører laver den samme type fejl i indberetningerne flere gange, tager Andy en snak med ham, hvor de sammen finder frem til den fremtidige arbejdsgang. ”Når jeg viser dem hvordan, lærer de det hurtigt”, fortæller Andy.

Skift til E-conomics – kun en eneste ting bekymrede

Et lille års tid senere skiftede Skamstrup Maskinstation fra Agro C5 til E-conomics. ”Agro C5 blev ikke længere opdateret, så vi vidste at vi under alle omstændigheder skulle skifte system indenfor et overskueligt tidsrum”, fortæller Andy Østergaard. ”Og så fik vi ny bogholder, som foreslog at det skulle være E-conomics”. Det valg skabte ingen modstand, kun lidt bekymring for om alle data mon kunne føres over. Det kunne de heldigvis i store træk. De småproblemer der var med overførslen af data til E-conomics og appen fra CustomOffice, løste CustomOffice hurtigt.

Det er en god investering, som har gjort hverdagen nemmere

”Om jeg ville anbefale andre at gøre det samme? Ja! Jeg vil anbefale alle at gøre det, men er godt klar over at små virksomheder kan få det svært, fordi det er en stor investering. Men for os har det været en rigtig god investering, der har gjort hverdagen nemmere”, slutter Andy Østergaard.

Kundecases:

Load More Posts
2018-09-25T14:39:48+00:00