Vognmand Hans Sørensen i Outrup i Vestjylland holder af at køre med kran og udføre opgaver for sine kunder. Nu leder han forretningens administrative funktioner med fire lastvogne og tre medarbejdere fra førerhuset og kaffebordet.
CustomOffice minimerer stabsfunktionen i en mindre vognmandsvirksomhed og Hans Sørensen kan bruge mere af sin tid til det, han allerhelst vil – udføre lønsomt arbejde for sine kunder.
Hans Sørensen klarer det meste selv, med nogle få timers hjælp hver uge fra sin fuldtids udearbejdende hustru Karina Sørensen til fakturering og lønudbetaling.
Det lyder enkelt, men når der tilføjes en kundeportefølje på flere hundrede kunder årligt, administration af virksomhedens hovedaktivitet med 3.000 køreplader – egne såvel som lejede gennem flere lejemål – flere containere med mere, så stiger kompleksiteten. Udtrykt i op til et halvt hundrede fakturaer pr. uge, den største kunde med en fjerdedel af aktiviteten og resten langt mindre.
Kan det klares og administreres, når vognmanden selv helst vil være chauffør i den fjerde bil og dermed også levere ydelser, der kan faktureres?
– Ja, det kan det godt, siger Hans Sørensen.
Også uden, at han og hustruen skal bruge mange aftener og weekender på administration i stedet for at nyde tilværelsen sammen med de to teenagedøtre.
– Jeg fik for nogle år siden kig på CustomOffice' digitale administrations-, tidsregistrerings– og faktureringssystem, der ellers kendes mest fra maskinstationer, fortæller Hans Sørensen.
– Og så henvendte jeg mig til CustomOffice, og sammen fik vi hurtigt tilpasset et system til min forretning. En forretning, hvor jeg selv kan blive ved med at køre med en af kranbilerne og samtidigt være den, der modtager ordrer og kan lede og fordele arbejdet i løbet af dagen. Altså uden at ansætte en fordyrende kontormedarbejder til ordremodtagelse og planlægning af vi fire chaufførers arbejde.
Personlig kundebetjening
– For det første er ordremodtagelsen nu systematiseret på kundernes betingelser. Det vil sige, at kunden kan ringe og fortælle mig, hvad der ønskes. For eksempel, når det handler om at levere og udlægge køreplader, så har jeg jo en slags spørgeramme i hovedet, så jeg med få driblinger får oplysning om sted, antal, tidspunkt, kontakt ved levering eller afhentning, faktureringsadresse og så videre. Mit telefonsystem optager samtalen og det, vi aftaler, mens jeg står og arbejder med kranen eller kører på landevejen.
– Senere til aften, eller når jeg har en stund ledig, kan jeg nemt taste opgaven ind og tildele den til den chauffør, det passer bedst for at løse opgaven. Måske taster jeg den blot ind på tidspunktet, og venter med at disponere bil og chauffør til vi nærmer os opgavens løsning. Det er meget simpelt og hurtigt, og giver samtidigt præcise oplysninger til den chauffør, der tildeles opgaven. Tidspunkt, adresse, GPS-ruten dertil, antal køreplader og andre oplysninger lige ind på medarbejderens telefon, forklarer Hans Sørensen.
Mens opgaven løses, taster chaufføren læsning, start på kørsel, aflæsning og afslut, når han er færdig med opgaven. Herfra samler CustomOffice appen alle nødvendige data for henholdsvis en præcis fakturering til kunden og til en lønrapport for lønudbetaling.
Sparer masser af tid
Udover det daglige overblik over, hvor bilerne befinder sig og hvilke opgaver, der er i gang, får Hans Sørensen nu også med CustomOffice et overblik over, hvor de 3.000 køreplader og nogle få containere befinder sig. Hvilke, der er i brug og hvilke, der befinder sig på lagerpladser rundt omkring i landet.
– Specielt kørepladerne har vi jo aldrig nogensinde samlet ét sted eller har herhjemme på samme tid. Her giver systemet et fantastisk overblik for mig, og jeg kan udskrive kørselsrapporter for hver enkelt opgave. Det hele er digitaliseret, men er der enkelte kunder, der vil have det på papir, fysiske vejesedler eller andet, så kan det altid lade sig gøre.
– Det her er godt nok tidsbesparende, og vi kan følge med uden at afsætte hele weekender på at samle op. Nu er jeg med og faktureringen hober sig ikke op, men er typisk klaret inden for en uge efter afslutningen af en opgave.
Bevarer gemytligheden
Nu kunne man forestille sig, at medarbejdere og kunder føler sig reduceret til mekaniske og digitale nikkedukker, der kun skal trykke på en app og aldrig tale med hinanden eller kunderne.
– Sådan er det ikke. Du kan høre, når jeg tager imod en ordre på telefonen, så kan det foregå, som det altid er sket med et levende menneske i røret. Nu er vi jo i Vestjylland, og mine kunder skal lige vænne sig til min sjællandske dialekt, griner Hans Sørensen, der flyttede fra hjembyen Sengeløse på Sjælland til Outrup i Vestjylland i 2007 og ansatte sin første chauffør i forretningen i 2015.
– Mine medarbejdere er rigtigt glade for ikke hele tiden at skulle notere i lommebøger og udfylde dagssedler. For dem er det også blevet meget nemmere og mere præcist.
Praktiske aftaler
Et godt eksempel er her til morgen, hvor to af bilerne med chaufførerne Brian Dammark og Lasse Ulriksen er i færd med at lægge køreplader ud til et solcelleprojekt ved Hemmet.
– Når jeg ser på systemet, skulle det egentlig være Lasse, der kørte ud med det første læs, men jeg kan se, de har byttet rundt på det, så det er Brian, der nu læsser plader herhjemme.
– Det er et eksempel, hvor de er to om at løse samme opgave med at lægge plader ud til en kilometerlang kørevej. Her har de aftalt en anden rækkefølge, fordi der skal være plads til at Lasse kan bakke tom tilbage til fast vej, før Brian ankommer for at fortsætte udlægningen.
– Det ved de jo meget bedre end jeg og kan aftale indbyrdes. Det kan CustomOffice sagtens håndtere og såvel styring af kørepladelager, fakturering såvel som lønrapporter genereres korrekt alligevel. Der skal nemlig også være plads til faglighed og kreativitet i opgaveløsningerne, og det er der, betoner Hans Sørensen.
