Birgitte og Jesper Sørensen på Vesthimmerlands Maskinstation har sparet masser af tid på alt fra ordremodtagelse, arbejdsplanlægning og fakturering med nyt CustomOffice system. – Og bogføring bruger jeg slet ikke tid på mere, lyder det fra bogholderiet.
Birgitte Sørensen har efterhånden 15 års erfaring med Vesthimmerlands Maskinstations ind- og udbetalinger, bogføring og regnskab. Ordremodtagelse, opgave disponering samt kontakten til kunder og medarbejdere tager indehaver Jesper Sørensen sig af.
– Jeg har prøvet at gøre det hele manuelt og at arbejde i et system, der ellers var særligt tilpasset maskinstationer og har derfor fulgt godt med i udviklingen frem mod at digitalisere vores maskinstation, siger Birgitte Sørensen.
– Og for at sige det ligeud, har man et system, der ikke virker ordentligt, er det lige så hurtigt at bogføre det hele i hånden, siger hun fra bogholderiet på maskinstationen, der i dag har en årlig omsætning på omkring 30 millioner kroner i det kvægtætte Vesthimmerland.
Nem begyndelse
11. marts 2020 blev en skelsættende dato for alle i Danmark på grund af corona-nedlukningen. For Vesthimmerlands Maskinstation blev det også dagen, hvor de fik et nyt administrativt system fra Viborg-firmaet CustomOffice installeret.
– Vi fik dermed ikke mulighed for at få teknikere på besøg for at sætte os ind i sagerne og vise os, hvordan det hele virker. Alt blev klaret over telefon og over nettet, og alligevel gik det fantastisk nemt med at flytte kundekartotek og alting over i CustomOffice.
– Programmerne fra CustomOffice, e-conomic og et tillægsmodul til likviditetsstyring er langt nemmere at sætte sig ind i end det, jeg tidligere har arbejdet med. Det er simpelthen så enkelt og nem at bruge, at jeg kan nå meget mere på meget mindre tid. Jeg bruger jo slet ikke tid på bogføring mere, fordi både ind- og udbetalinger sker gennem systemet og dermed konteres det hele automatisk, lyder Birgitte Sørensens dom over det første halve år med løsningen.
Mere tid til kunderne
Ægtefælle og indehaver Jesper Sørensen er mindst lige så begejstret og har pludselig fået meget mere tid til at tale med kunder, modtage ordrer, træffe beslutninger og tilmed træde til som afløser for en af de 20 medarbejdere på maskinstationen.
– Vores maskinstation har godt et par hundrede kunder og vi beskæftiger os stort set kun med landbrugsarbejde. Vi bjærger grovfoder og kører gylle for især de mange kvægbrugere her på egnen, hvoraf en del er ganske store. Det er faktisk sådan, at halvdelen af maskinstationens omsætning foregår hos de ti største af vore kunder, men det ændrer jo ikke ved, at vi også skal have styr på faktureringen til de mange mindre kunder, forklarer han.
Maskinparkens tre snittersjak og i alt syv gyllevogne viser, hvilke arbejdsopgaver, der dominerer i maskinstationens kundekreds.
Arbejdsplaner til alle
Birgitte og Jesper Sørensen er sig særdeles bevidste om, at kunderne skal opleve en både nærværende og samtidig professionel kontakt til maskinstationen.
– Ganske som det altid har været, ringer kunderne til mig og fortæller, hvad de ønsker, vi skal hjælpe med. Alle ordrer går stort set gennem min telefon og jeg skriver som regel lige på en gul seddel, hvad opgaven går ud på. Alle vores smartphones har CustomOffice, og jeg kan faktisk oprette en opgave og sætte folk på opgaven fra telefonen, selvom jeg da oftest gør det på computeren herinde på kontoret, fortæller Jesper Sørensen.
Hver eftermiddag bruger Jesper Sørensen lige en stund på at lægge morgendagens opgaver fast – hvem skal gøre hvad, hvor henne og hvornår.
– Medarbejderne kan så se næste dags arbejdsplan på deres smartphones, og skulle jeg ikke have det klar en søndag eftermiddag, rykker de mig. De sætter naturligvis også pris på at vide, hvad de skal arbejde med næste dag.
Godkender fakturaer
På telefonen trykker medarbejderen start, når der køres ind i marken. Det gør hver medarbejder, også hvis der er tale om sammensatte arbejdsopgaver som for eksempel et snittersjak med et par traktorer og frakørselsvogne og en gummiged i siloen.
– Når opgaven er løst, trykker medarbejderen igen på sin telefon og det præcise tidsforbrug til opgaven går automatisk videre til systemet hjemme på maskinstationen, hvor CustomOffice så generer en faktura, forklarer Jesper Sørensen.
– Typisk bruger jeg lige lidt tid næste dags formiddag på at godkende fakturaerne. Jeg kigger lige opgaven igennem og retter til, hvis der er sket et eller andet. Der kan jo være tale om opgaver, der løses over flere dage, for eksempel skårlægning, sammenrivning og snitning. Når jeg har samlet og tjekket opgaven som fuldført fra vores side, godkender jeg fakturaen i systemet. Herfra sendes den ud til kunden pr. mail, og når betalingen indløber, indlæses bankafstemningen automatisk fra banken.
Jesper Sørensen supplerer sit overblik med en tavle på kontoret, hvor han lige sætter de små gule sedler op, så han kan se, hvilke ordrer, der er taget ind for den kommende uge.
– Så helt digitale er vi ikke, men det er nu ikke IT-systemets skyld, påpeger han og vedkender sig sit behov for et gammeldags analogt overblik.
Nem at tilpasse
Er der behov for at analysere en bestemt maskines kapacitetsudnyttelse, medarbejdernes effektivitet eller engagement med den enkelte kunde, kan CustomOffice og tilhørende moduler generere et udtræk af enhver art.
– Jeg kan få den til at levere en plan for, hvor vi skal levere mad til de enkelte medarbejdere, når vi kører igennem til ud på aftenen og derfor sørger for mad til folkene, lyder det fra Birgitte Sørensen om et af de mere spektakulære faciliteter.
– Forleden var der en kunde, der synes at datoen stod med lidt for småt skrift på fakturaen, når han printede den ud. Alle sådanne behov kan vi nemt tilpasse, der er jo kundernes behov, der betyder mest og ikke kunderne, der skal tilpasse sig systemet, lyder det fra Birgitte Sørensen.
