Effektivisér jeres fakturahåndtering med digital fakturering

Hvad er digital fakturering?

Digital fakturering er processen, hvor fakturaer udstedes, sendes og modtages i et elektronisk format, der kan behandles automatisk i økonomi- eller bogføringssystemer. I modsætning til papirfakturaer eller PDF-filer sendt via e-mail, anvender digital fakturering strukturerede dataformater som XML eller EDI. Dette sikrer, at oplysninger kan overføres og behandles direkte uden behov for manuel indtastning, hvilket reducerer fejl og sparer tid.

Digital fakturering gør det nemt for virksomheder at strømline deres faktureringsprocesser og automatisere arbejdsgange. Dette bidrager til øget effektivitet, forbedret nøjagtighed og mindre administrativt arbejde. Samtidig kan virksomheder opnå bedre overblik over deres økonomiske processer og forbedre samarbejdet med kunder og leverandører. Overgangen til digital fakturering er en vigtig del af moderne forretningsdrift og et skridt mod mere effektive arbejdsprocesser.

Fordele ved digital fakturering

Implementeringen af digital fakturering medfører en række betydelige fordele for virksomheder:

• Effektivitet og tidsbesparelser: Elektroniske fakturaer kan sendes og modtages øjeblikkeligt, hvilket reducerer behandlingstiden markant sammenlignet med traditionelle papirbaserede metoder. Dette fremskynder betalingsprocessen og forbedrer likviditeten.
• Reduktion af fejl og forbedret nøjagtighed: Automatiseringen af faktureringsprocessen fjerner behovet for manuel dataindtastning, hvilket minimerer risikoen for menneskelige fejl og sikrer præcise oplysninger i fakturaerne.
• Omkostningsbesparelser: Ved at eliminere udgifter til papir, print og porto kan virksomheder opnå betydelige besparelser. Desuden reduceres omkostninger forbundet med manuel håndtering og opbevaring af papirfakturaer.
• Miljømæssige fordele: Overgangen til elektroniske fakturaer bidrager til en mere bæredygtig og miljøvenlig tilgang ved at reducere papirforbruget og dermed virksomhedens CO₂-aftryk.
• Forbedret sikkerhed: Elektronisk overførsel af fakturaer medfører øget sikkerhed, da data kan krypteres under overførslen, hvilket beskytter fortrolige oplysninger mod uautoriseret adgang.

Samlet set bidrager digital fakturering til en mere strømlinet, præcis og omkostningseffektiv faktureringsproces, der gavner både virksomheden og dens kunder.

Lovgivning og krav for fakturering

I Danmark er der indført specifikke love og regler for at fremme digital fakturering og bogføring. Den nye bogføringslov, som trådte i kraft den 1. juli 2022, stiller krav om digital bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Dette betyder, at virksomheder skal anvende digitale bogføringssystemer, der opfylder bestemte standarder og funktionaliteter.

Kravene til digital bogføring indføres gradvist:

• Fra 1. juli 2024: Regnskabspligtige virksomheder, der anvender et registreret bogføringssystem, skal overholde kravene om digital bogføring.
• Fra 1. januar 2025: Regnskabspligtige virksomheder, der anvender et ikke-registreret bogføringssystem, omfattes af kravene.
• Fra 2026: Personligt ejede virksomheder forventes at blive omfattet af kravene om digital bogføring.

Det er vigtigt for virksomheder at holde sig opdateret om disse tidsfrister og sikre, at deres bogføringssystemer lever op til de gældende krav. Manglende overholdelse kan medføre sanktioner og påvirke virksomhedens økonomiske rapportering. Ved at implementere et digitalt bogføringssystem, der opfylder lovens krav, kan virksomhederne sikre en effektiv og lovmedholdelig håndtering af deres regnskabsmateriale.

Sådan implementerer I digital fakturering i jeres virksomhed

1. Vurdering af virksomhedens behov:
   • Analysér jeres nuværende faktureringsprocesser for at identificere ineffektiviteter og områder, der kan forbedres gennem digitalisering.
   • Overvej specifikke krav, såsom integration med eksisterende systemer, antal fakturaer pr. måned og behov for tilpasning.
2. Valg af passende digitale bogføringssystemer:
   • Undersøg markedet for digitale bogføringssystemer, der opfylder lovgivningens krav og passer til jeres virksomheds størrelse og branche.
   • Sørg for, at det valgte system kan integreres med jeres eksisterende IT-infrastruktur og understøtter e-fakturering i overensstemmelse med gældende standarder.
3. Implementering:
   • Planlæg en trinvis overgang til det nye system for at minimere forstyrrelser i driften.
   • Uddan medarbejdere i brugen af det nye system og etabler klare procedurer for digital fakturering.
   • Overvåg og evaluer løbende systemets ydeevne og effektivitet, og foretag nødvendige justeringer.

Ved at følge disse trin kan jeres virksomhed effektivt implementere digital fakturering og drage fordel af de mange fordele, det medfører.

Sikkerhed og opbevaring

Når virksomheder overgår til digital fakturering, er det vigtigt at sikre, at data håndteres sikkert og i overensstemmelse med lovgivningen.

1. Sikring af data i digitale faktureringssystemer:
   • Implementer kryptering af data under både transmission og opbevaring for at beskytte mod uautoriseret adgang.
   • Etabler adgangskontrolmekanismer, så kun autoriserede medarbejdere har adgang til følsomme oplysninger.
   • Sørg for regelmæssig sikkerhedskopiering af data for at forhindre tab i tilfælde af systemfejl eller cyberangreb.
2. Lovkrav til opbevaring af digitale fakturaer:
   • Ifølge dansk lovgivning skal elektroniske fakturaer opbevares på en måde, der sikrer ægthed og integritet samt beskytter mod datatab som følge af fejl eller nedbrud.
   • Virksomheder er forpligtet til at opbevare fakturakopier i en bestemt periode og sikre, at de er tilgængelige for myndighedskontrol.

Ved at overholde disse sikkerhedsforanstaltninger og lovkrav kan virksomheder beskytte deres data og undgå juridiske sanktioner.

Gør jeres fakturering smartere med CustomOffice

Digital fakturering er en effektiv måde at optimere jeres faktureringsproces på. Det reducerer risikoen for fejl, sparer tid og sikrer, at jeres virksomhed lever op til lovkravene for dataopbevaring. Ved at digitalisere faktureringen kan I fokusere på det, der betyder mest – at drive og udvikle jeres forretning. Med CustomOffice får I en brugervenlig løsning, der gør overgangen til digital fakturering nem og problemfri. Tiden er inde til at tage skridtet mod smartere økonomistyring og opleve fordelene ved en digitaliseret tilgang. Lad os hjælpe jer med at gøre jeres fakturering smartere!