Når en medarbejder fratræder, er det sjældent bare et farvel og held og lykke. Det er også en administrativ øvelse, hvor ferie, sygdom, G-dage og eventuel fratrædelsesgodtgørelse skal håndteres korrekt – og helst uden panik. Hvis du bruger Dataløn, har du allerede en god base for at håndtere det hele digitalt, men du skal stadig vide, hvad du skal gøre – og hvornår.
I denne guide bliver du klogere på de vigtigste ting, du skal huske ved fratrædelse. Målet? At du undgår dyre fejl og slipper for at google i panik i sidste øjeblik.
1. Hvornår skal du udbetale ferie og ferietillæg?
Når en medarbejder fratræder, skal du tage stilling til både afholdt og ikke-afholdt ferie.
- Afholdt ferie: Det udbetales som normalt, når lønnen for perioden køres.
- Ikke-afholdt ferie: Feriedagene overføres typisk til FerieKonto eller en anden feriekasse. Har du selv feriepengene i virksomheden, skal du sørge for at udbetale dem senest samtidig med sidste løn.
👉 Ferietillægget (de 1 %) skal også med i afregningen – enten udbetales det løbende med lønnen, eller det skal afregnes senest ved fratrædelsen.
Tip i Dataløn: Hvis du bruger Dataløn, kan du nemt se og udbetale restferie og ferietillæg i fratrædelsesvinduet, så du ikke overser noget.
2. Hvornår gælder fratrædelsesgodtgørelse – og hvor meget?
Det er ikke alle medarbejdere, der har krav på fratrædelsesgodtgørelse, men hvis de har det, gælder det typisk i disse tilfælde:
- Medarbejderen har været ansat i mindst 12 år og bliver sagt op af arbejdsgiveren.
- Særlige bestemmelser i overenskomster eller ansættelseskontrakter.
Beløbet afhænger ofte af anciennitet og regler i funktionærloven eller overenskomst.
Eksempel: En funktionær med 12 års ansættelse har krav på en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 1 måneds løn. Ved 17 år er det 3 måneder.
Tip i Dataløn: Du kan angive godtgørelsen som en særskilt postering, så den holdes ude af normal lønkørsel og indberettes korrekt til eIndkomst.
3. Hvad gør du, hvis medarbejderen er syg i opsigelsesperioden?
Sygdom under opsigelsen er en klassiker – og det gør det ikke nemmere.
- Medarbejderen har ret til løn (eller sygedagpenge afhængigt af aftalen), så længe sygdommen er reelt dokumenteret.
- Opsigelsen er stadig gyldig, men den sygemeldte medarbejder kan forlænge den opsagte periode, hvis det fx er en tidsbegrænset ansættelse og sygdommen falder i opsigelsesperioden.
👉 Dokumentation er afgørende, især hvis du får brug for refusion eller skal dokumentere fraværet ved senere tvister.
Tip i Dataløn: Brug sygefraværsregistreringen, og hold styr på første fraværsdag og lægeerklæringer, så du har alt samlet ét sted.
4. Hvad med G-dage – og hvornår skal du betale?
G-dage er en kompensation, du skal betale til en medarbejder, som bliver ledig og er medlem af en A-kasse, hvis:
- Vedkommende ikke selv har sagt op.
- Ansættelsen har varet i mindst 74 timer de sidste 4 uger.
- Medarbejderen ikke tilbydes nyt arbejde hos dig.
Du skal betale G-dage for de første 2 ledighedsdage (dog max 3 dage pr. kalenderår pr. medarbejder).
Dokumentation: Det er dit ansvar at oplyse G-dagene korrekt, og medarbejderen skal kunne vise, at de er medlem af en A-kasse.
Tip i Dataløn: Der er en særlig funktion til registrering af G-dage, som automatisk sørger for korrekt beregning og indberetning.
Hvornår skal du gøre hvad? Tjekliste ved fratrædelse
- Opsigelse modtages eller gives – start dokumentation med det samme.
- Beregn ferie og ferietillæg – og afregn det korrekt.
- Tjek anciennitet og afgør, om der skal gives fratrædelsesgodtgørelse.
- Registrer evt. sygdom i opsigelsesperioden.
- Undersøg om G-dage skal betales, og sørg for dokumentation.
- Brug Dataløns fratrædelsesfunktion til at håndtere alt samlet.
Hvorfor det er vigtigt at gøre det rigtigt
Fratrædelse er ikke kun et følelsesmæssigt punktum – det er også en juridisk og økonomisk risiko, hvis du ikke håndterer det korrekt. Glemmer du fx at udbetale ferie eller indberette G-dage, kan det koste dyrt i efterregulering, bøder eller sager fra fagforeninger.
Derfor er det en kæmpe fordel at bruge et lønsystem som Dataløn, hvor du kan håndtere hele processen digitalt og korrekt – fra første opsigelse til sidste lønkørsel.
Er du klar, når det sker?
Måske har du ikke en medarbejder, der skal stoppe lige nu – men det sker for de fleste før eller siden. Med denne guide i baghånden, og Dataløn som dit værktøj, er du godt klædt på til at klare det uden sved på panden.
Vil du gøre det endnu nemmere? Mange virksomheder bruger et integreret system som CustomOffice sammen med Dataløn – så du både har styr på opgaver, timer og løn. Det gør overblikket nemt, også når en medarbejder fratræder.
Vil du have flere tips til tidsregistrering og korrekt løn?
📲 Se vores side om tidsregistrering og tidsregistrerings app
