Bruger medarbejderne en app eller et digitalt system til at indberette deres timer? Så er det ikke nødvendigvis nok, at timerne bare kommer sikkert ind på kontoret.
På flere af byggeriets overenskomster findes der konkrete regler for digital indberetning. I Bygge- og Anlægsoverenskomsten 2025 skal medarbejderen blandt andet have en kvittering, som dokumenterer det digitalt indberettede.
Kvitteringen skal sendes til e-Boks eller medarbejderens senest anmeldte e-mailadresse og fremsendes senest 2 dage før lønudbetaling.
Det er værd at have styr på. Ikke kun på grund af overenskomsten, men også fordi en god arbejdsgang giver medarbejderen mulighed for at opdage fejl i sit løngrundlag, mens de stadig er nemme at rette.
Hvad siger Bygge- og Anlægsoverenskomsten?
Den gældende Bygge- og Anlægsoverenskomst 2025 mellem DI Overenskomst III og 3F Fagligt Fælles Forbund indeholder et særskilt protokollat om digital indberetning.
Reglerne betyder blandt andet, at den digitale indberetning følger retningslinjerne for indberetning af ugesedler. Systemet skal give mulighed for at indberette relevante løndele og godtgørelser. Overenskomsten nævner blandt andet overtid, genetillæg og oplysninger om arbejdsart.
Medarbejderen skal desuden modtage en kvittering, der dokumenterer det indberettede.
Hvis virksomheden har kritik af det indberettede, gælder der yderligere regler og frister, som virksomheden skal være opmærksom på.
Du kan også læse DI's vejledning om digital indberetning af arbejdstimer på byggeriets overenskomster.
Vidste du det?
Ved digital indberetning efter Bygge- og Anlægsoverenskomsten 2025 skal medarbejderen modtage en kvittering, der dokumenterer det indberettede.
Kvitteringen skal sendes til e-Boks eller medarbejderens senest anmeldte e-mailadresse og fremsendes senest 2 dage før lønudbetaling.
Kilde: Bygge- og Anlægsoverenskomsten 2025, Protokollat 8.
Det er 2 dage før lønudbetaling – ikke lønkørsel
Her er det vigtigt at skelne mellem lønkørsel og lønudbetaling.
En virksomhed kan sagtens gøre lønnen klar flere dage, før pengene faktisk bliver udbetalt til medarbejderen. Administrationen kan eksempelvis behandle og kontrollere løngrundlaget mandag, selv om lønnen først bliver udbetalt fredag.
Når overenskomsten beskriver 2-dagesfristen, er formuleringen “senest 2 dage før lønudbetaling”.
Det er altså datoen for lønudbetalingen, man skal forholde sig til – ikke tidspunktet, hvor administrationen laver selve lønkørslen.
Hvorfor er det en fordel at opdage fejl inden lønudbetalingen?
Regler er én ting. Den praktiske gevinst er mindst lige så interessant.
Forestil dig en medarbejder, der har arbejdet 45 timer. Ved en fejl er der kun registreret 40 timer i løngrundlaget, eller nogle af overtidstimerne mangler.
Hvis medarbejderen kan se sit løngrundlag inden lønudbetalingen, kan han gøre opmærksom på fejlen med det samme. Kontoret kan undersøge registreringerne og rette dem, inden lønnen bliver færdigbehandlet.
Opdages fejlen først efter lønudbetalingen, starter der typisk en ekstra arbejdsgang. Medarbejderen kontakter kontoret, administrationen skal finde de oprindelige registreringer, fejlen skal undersøges, og der kan blive behov for efterregulering.
Det er den slags administration, der er lettere at undgå end at rydde op i bagefter.
Send lønrapporten direkte til medarbejderen med CustomOffice
Med CustomOffice kan virksomheden sende den enkelte medarbejders lønrapport direkte til medarbejderens e-mail.
Rapporten giver medarbejderen mulighed for at gennemgå sit løngrundlag, herunder relevante registrerede timer og overtid, inden lønnen bliver udbetalt.
Det betyder, at medarbejderen får mulighed for at reagere, hvis noget ikke stemmer.
Funktionen kan hjælpe virksomheden med at etablere en arbejdsgang, der understøtter kravene til digital indberetning.
Det er dog vigtigt, at funktionen ikke betragtes som en garanti for, at virksomheden opfylder den konkrete overenskomst. Overenskomsterne stiller flere krav til både indberetningssystemet og den samlede proces end selve udsendelsen af rapporten.
Virksomheden skal derfor altid undersøge reglerne i den konkrete overenskomst, den er omfattet af.
Vil du læse mere om selve registreringen, kan du se vores side om digital tidsregistrering eller vores tidsregistreringsapp.
En simpel arbejdsgang før lønudbetaling
- Medarbejderen registrerer sit arbejde digitalt.
- Administrationen kontrollerer registreringerne.
- Lønrapporten sendes til medarbejderen.
- Medarbejderen kontrollerer sit løngrundlag.
- Eventuelle fejl undersøges og rettes.
- Lønnen færdigbehandles og udbetales.
Fordelen er ikke kun dokumentationen.
Informationerne bliver kontrolleret tættere på det tidspunkt, hvor arbejdet er udført. Det gør det typisk lettere at finde ud af, om der eksempelvis mangler fem timer fra onsdag, et overtidstillæg eller en bestemt registrering på en arbejdsopgave.
Med digital tidsregistrering kan oplysningerne samtidig følge arbejdet fra medarbejderen og videre til administrationen, så der bliver mindre papir og færre oplysninger, der skal flyttes manuelt.
Gælder 2-dagesfristen for alle virksomheder?
Nej.
2-dagesfristen skal ikke opfattes som en generel regel for alle danske virksomheder eller alle 3F-overenskomster.
Det afhænger blandt andet af, hvilken overenskomst virksomheden og medarbejderen er omfattet af.
Bestemmelser om digital indberetning og fristen findes i flere aktuelle overenskomster på byggeriets område. Derfor er det vigtigt at undersøge den konkrete overenskomst frem for at gå ud fra, at de samme regler gælder for alle.
Er du i tvivl om reglerne for din virksomhed, bør du søge rådgivning hos din arbejdsgiverorganisation eller anden relevant rådgiver.
Vil du se, hvordan det fungerer?
Bruger I allerede digital tidsregistrering – eller vil I gerne have en enklere vej fra medarbejdernes registreringer til løngrundlaget på kontoret?
Så viser vi gerne, hvordan tidsregistrering, lønberegning og udsendelse af lønrapporter fungerer i CustomOffice.
Book en gratis og uforpligtende demo af CustomOffice
Denne artikel er generel information og kan ikke erstatte juridisk eller overenskomstmæssig rådgivning. Undersøg altid den konkrete overenskomst, virksomheden og medarbejderne er omfattet af.
