Hvad koster administration? Mere end de fleste virksomheder tror.
Når virksomheder oplever travlhed, er den første tanke ofte:
“Vi skal have en ekstra medarbejder på kontoret.”
Men er det virkelig den rigtige løsning?
I mange tilfælde handler problemet ikke om for få hænder. Det handler om for mange manuelle arbejdsgange.
Hvis administrationen bruger flere timer hver dag på at samle timesedler, kontrollere løngrundlag, ringe efter manglende oplysninger eller lede efter dokumentation, er det værd at stille et andet spørgsmål:
Hvad koster administrationen egentlig?
De skjulte omkostninger ved manuel administration
En administrativ medarbejder koster langt mere end den månedlige løn.
Et realistisk regnestykke kan se sådan ud:
- Løn: 35.000 kr.
- Pension og ferie: 8.000 kr.
- Computer, telefon og arbejdsplads: 3.000 kr.
- Software: 2.500 kr.
- Ledelse og oplæring: 9.000 kr.
Samlet månedlig omkostning: omkring 57.500 kr.
Men det er kun den synlige del. Den største omkostning er den tid, virksomheden bruger på opgaver, som kunne være automatiseret.
Hvor meget tid bruger administrationen?
Forestil dig en virksomhed med 20 medarbejdere.
Hver dag bruges der måske:
- 2 timer på at kontrollere timesedler
- 1 time på lønforberedelse
- 1 time på telefonopkald og manglende dokumentation
Det svarer til:
- 20 timer om ugen
- Over 1.000 timer om året
Ved en intern timepris på 350 kr. svarer det til over 350.000 kr. om året. Og det er uden at medregne fejl, dobbeltarbejde og forsinkelser.
Digitalisering handler ikke om at spare medarbejdere
En udbredt misforståelse er, at digitalisering handler om at erstatte mennesker.
Det gør den ikke.
Digitalisering handler om at fjerne de opgaver, som ingen synes er spændende.
Når medarbejderne registrerer tid direkte på mobilen, dokumenterer opgaver med billeder og registrerer materialer med det samme, slipper administrationen for at indtaste de samme oplysninger flere gange.
Resultatet er:
- Hurtigere lønkørsel
- Færre fejl
- Bedre overblik
- Mere tid til kunder og planlægning
Hvordan kan CustomOffice hjælpe?
CustomOffice samler virksomhedens administration ét sted.
Medarbejderne registrerer tid, materialer, billeder og opgaver digitalt, mens arbejdet udføres.
Det betyder, at kontoret ikke længere skal bruge timer på at indsamle oplysninger.
I stedet bliver data automatisk klar til blandt andet:
- Løn
- Fakturering
- Dokumentation
- Planlægning
- Projektstyring
Det giver en mere effektiv administration og reducerer risikoen for fejl.
Er det tid til at digitalisere?
Hvis din virksomhed oplever, at administrationen vokser hurtigere end antallet af medarbejdere, kan det være værd at kigge på processerne, før du ansætter flere.
Måske er løsningen ikke endnu en medarbejder.
Måske er løsningen et bedre system.
Hos CustomOffice hjælper vi vognmænd, maskinstationer og entreprenører med at digitalisere administrationen, så medarbejderne kan bruge tiden på det, der skaber værdi.
Vil du vide, hvor meget din virksomhed kan spare? Kontakt os for en uforpligtende snak om digitalisering af administrationen.
