CustomOffice – din ekstra kontormedarbejder

Del artiklen

På Gangergaardens Maskinstation var ejerparret Luise og Joakim Gangergaard pressede på kontoret, men ved at introducere CustomOffice slap virksomheden for at ansætte en ekstra kontormedarbejder.

Maskinstationens administrative opgaver bestod blandt andet af indtastninger af dagsedler, fakturering, lønbogholderi og manuel planlægning med gule sedler.

Disse opgaver er blevet markant lettere at håndtere via CustomOffice, da medarbejderne via smartphone hurtigt og nemt kan indtaste både hvad han har lavet, hvor lang tid det har taget og hvilke materialer han eventuelt har brugt. Derefter godkender Joakim posteringen – og Luise kan derefter bogføre. Få sekunder senere, kan der skrives en faktura til kunden. Alle nødvendige oplysninger for at lave medarbejdernes løn, ligger i systemet.

Gangergaardens Maskinstation udfører landbrugsarbejde, kloakspuling og wrapning på Sjælland og de omkringliggende øer. Virksomheden har 20-25 medarbejdere, og råder over et tilsvarende antal traktorer.

»Jeg hørte første gang om CustomOffice fra en kollega, som havde gode erfaringer. Derefter tog både Luise og jeg til et dagsarrangement om CustomOffice i Herning. Vi besluttede at skifte til CustomOffice, samtidig med at vi opdaterede til Danske Maskinstationers regnskabsprogram NAV – som endnu ikke var integreret med hinanden.« fortæller Joakim Gangergaard.

Gangergaardens Maskinstation var den første CustomOffice kunde, der integrerede til NAV-agromat. Bogholder Luise Gangergaard oplevede derfor at være lidt af en prøveklud. »Der var nogle begynderproblemer. Nogle gange forsvandt der oplysninger, så vi var lidt utrygge i en periode – men til gengæld tog vi hele overgangen til NAV og CustomOffice i én omgang, så vi nu er på forkant med en stor omvæltning for os.

CustomOffice er gode til at følge op, og de er klar med nye forslag – før vi selv har tænkt dem.

Joakim Gangergaard

CustomOffice havde et stort arbejde med at integrere NAV, men vi fik rigtig god support. Vi kunne ringe 24/7, og nu fungerer det rigtig godt. De har taget godt imod forslag til rettelser. Vi kan mærke, at det er udviklet af maskinstationsfolk til maskinstationsfolk. De ved hvad de taler om.« siger Luise Gangergaard.

Slut med gule sedler

Joakim Gangergaard ser mange fordele, og han er næsten gået væk fra gule sedler på sit skrivebord. »Vi bygger systemet ud efterhånden. Vi har lige fået lagt lastbilernes transportlog på, og det næste bliver vinterbekæmpelse. CustomOffice er gode til at følge op, og de er klar med nye forslag – før vi selv har tænkt dem.« siger Joakim Gangergaard.

…vi får fakturaer ud hurtigt nu. De kan være klar fem minutter efter, at medarbejderen har afsluttet opgaven på sin smartphone.

Joakim Gangergaard

Ellers er den store fordel at undgå de forhadte dagsedler, som ofte var mere eller mindre ulæselige eller blevet væk. »Det betyder også meget, at vi får fakturaer ud hurtigt nu. De kan være klar fem minutter efter, at medarbejderen har afsluttet opgaven på sin smartphone. En anden fordel er, at medarbejderne kan se hvor kollegerne er, så de let kan hjælpe hinanden færdige med en opgave.

Vi har også fået lagt kemikalier ind i systemet, så vi kan se forbruget på den enkelte opgave og følge vores varelager.« fortæller Joakim Gangergaard og fortsætter: »Endelig er det lettere at arbejde hjemmefra. Vi bor ikke samme sted som vi har kontor, men en smartphone eller en iPad gør os i stand til at følge med eller planlægge nye opgaver, uanset hvor vi befinder os.«

Luise fortæller, at medarbejderne hurtigt var med, da maskinstationen indførte CustomOffice. »Dagsedlerne var lige så forhadte ude hos mændene, som de var på kontoret.« siger Luise Gangergaard.

»De tog rigtig godt imod det, og de som forventeligt ville være længst tid om at omstille sig, var nærmest de hurtigste. Jeg syntes, at vi skulle køre dobbelt i en periode – men medarbejderne var allerede gået over til CustomOffice efter få dage, og jeg så ikke mere til dagsedler. De var gode til at hjælpe hinanden, og mit indtryk er, at alle synes godt om det nye system.« siger Luise Gangergaard.

Om Gangergaardens Maskinstation

Gangergaardens Maskinstation er etableret i 1976 af Joakims far, og der blev tilkøbt yderligere en maskinstation af Joakim. Den blev lagt sammen med Gangergaardens Maskinstation, da han overtog hele virksomheden i 2008.

Joakim driver fødegården Gangergaard sammen med sin far. Han er 9. generation på ejendommen – og de driver i alt 800 hektar sammen.

Maskinstationen har i dag 20-25 medarbejdere og et tilsvarende antal traktorer. De udfører alt landbrugsarbejde, primært på det vestlige Sjælland. De kører med kloakspuling og wrapning over hele Sjælland, og de omliggende øer. Ud over traditionelt maskinstationsarbejde, driver Gangergaardens Maskinstation handel med wrap – altså græs i plastballer til hestefolk samt handel med majs til jægere. De har også et lager af raps, hvor der er indvejning, tørring og opbevaring for DLF.

Læs også...

Digitalisering

Lad ikke EDB-bøvl koste firmaet

Har du problemer med den valgte, nuværende IT-løsning i din virksomhed, så kan det lave rod i systemet og tiden. Når der er EDB-bøvl i

Digitalisering

Få styr på IT-sikkerheden i din virksomhed

Vil du styrke din virksomheds digitale sikkerhed? Den øgede digitalisering stiller krav til IT-sikkerheden i erhverv, der benytter sig af digitale løsninger. Virksomheder har store

Digitalisering

Bliv ferieklar med DataLøn

Vores samarbejdspartner Dataløn dele her lidt inspiration til hvordan man bliver ferieklar. Nyhed i DataLøn – Medarbejderkladde Funktionen “Medarbejderkladde” er især nyttig, hvis du skal

Digitalisering

Tag kontoret med i lommen

Hvorfor skal det være svært at arbejde på farten? Med papirlapper flydende i bilen og på skrivebordet er det i hvert fald nærmest umuligt, og

Tilmeld nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev, og få inspiration til en hverdag uden papir, invitationer til konferencer og nyt om CustomOffice.
Indtast virksomhedsdomæne
.customoffice.dk