I maj 2017 begyndte en ny æra for Egekærslund A/S, da virksomheden implementerede CustomOffice. Dette digitaliserede system blev hurtigt en vigtig del af virksomhedens daglige drift, hvilket resulterede i en effektivisering af processer og en bedre arbejdsdag for både medarbejdere og ledelse.
På kontoret på Egekærslund er der ikke en eneste medarbejder, der ringer hjem under det timelange interview med Helle Lundsgaard. De har alle oplysninger om deres opgaver liggende på deres mobile enheder, og eventuelle ændringer i dagsplanen kommunikeres via deres CustomOffice app.
Jon Hansen spuler dræn på boldbanerne i Ubberud, og da vi besøger ham, udbryder han spontant: Det hele går meget lettere nu. Kollega Allan Lock er meget enig.
– Det fungerer rigtigt godt, og det er meget let at trykke sig ind. Planlægningen af arbejdet er mere effektiv, og vi ved, hvad kollegerne laver, så man kan få hjælp, hvis det er nødvendigt. Man ved også, hvad man selv skal lave næste dag, så man kan forberede sig lidt, hvis man eksempelvis skal have en ekstra stor madpakke med, siger Allan Lock, som er vant til at betjene computere fra sit arbejde med maskinstationens gylleudlægger.
– Vi har medarbejdere i alle aldre. Vi har én, som er gået på pension, men hjælper til i højsæsonen, vi har én, der har haft 30 års jubilæum, og vi har konstant elever. Det er også nemt at introducere nye elever til systemet, siger Helle Lundsgaard, som i år tog på sommerferie med lidt ekstra nerver på.
Egekærslund fik CustomOffice i maj, og det var planen at introducere systemet for et par medarbejdere og siden koble resten på, men det havde de ikke tålmodighed til at vente på, så inden sommerferien havde alle afskaffet de gamle dagsedler.
– Jeg frygtede, at vi ville komme hjem fra ferie til et frygteligt rod, men det var lige modsat. Jeg plejer at komme hjem til en stor bunke dagsedler, når jeg har været væk, men nu kunne jeg bare gå ind og godkende deres indtastninger, og når de er godkendt, så ryger fakturaen automatisk afsted, fortæller Helle Lundsgaard.
Mange offentlige opgaver
Hendes farfar oprettede maskinstationen i 1952, og hun driver den nu sammen med sin mand Kurt Lundsgaard som tredje generation.
Egekærslund er en alsidig forretning med flere ”grønne” kunder end sædvanligt. Som Kurt Lundsgaard udtrykker det, så er Egekærslund specialist i alt, hvad der har med maskiner at gøre. Maskinstationen udfører det traditionelle landbrugsarbejde som jordarbejde, gylle og høstarbejde, men maskinparken afspejler, at Fyn ikke er tungt belagt med kvægbrug, så der er ikke snittere eller andet udstyr til majs eller ensilering.
Tidligere var roeoptagning et stort arbejdsområde, men lukning af sukkerfabrikken i Assens fjernede stort set roerne fra Fyn og dermed også roeoptagerne. Rullegræs fra Egekærslunds egne marker har også været et forretningsområde, men det blev stoppet af finanskrisen.
– Det er vigtigt, at vi hele tiden formår at tilpasse os vilkårene, siger Helle Lundsgaard. Et helt maskinhus er fyldt med græsmaskiner til forskellige former for luftning, eftersåning, topdressing, gødskning, hegnsklipning og andre grønne maskinopgaver. Maskinerne er også klar til at rykke ud i tilfælde af snevejr.
Maskinstationen råder også over en noget speciel maskine – nemlig en alpin pistemaskine, som kan køre på meget våde områder udstyret med en slagleklipper eller knuser.
Med det grønne entreprenørarbejde har Egekærslund mange offentlige kunder og kunder som eksempelvis kirkegårde.
– Vi kører meget som underentreprenør på de offentlige entrepriser, men andre har vi selv, fortæller Helle Lundsgaard.
Til gengæld laver maskinstationen ikke kloakarbejde, vognmandskørsel eller tungere entreprenørarbejde, der kræver en kloakmester, ligesom der skelnes skarpt mellem grønne maskinopgaver og egentlige anlægsopgaver.
– Vi har nogle gode samarbejdspartnere blandt andet blandt anlægsgartnere, kloakmestre og vognmænd, og de skal ikke føle, at vi er deres konkurrent. Så kan vi ikke arbejde sammen, siger Helle Lundsgaard.
En del af kvalitetsstyringen
Allerede for 10 år siden indførte Egekærslund et kvalitetsstyringssystem, og det understøttes godt af CustomOffice.
– Når vi arbejder så meget for offentlige kunder, er vi vant til, at arbejdet skal dokumenteres. Ofte tager medarbejderne billeder, som via CustomOffice bliver lagt ved sagen, og der er også dokumentation for, hvor længe de har været hos kunden i form af GPS-trackeren.
For tre år siden kiggede Helle og Kurt Lundsgaard første gang på digitaliserede dagsedler, og de prøvede et system, der ikke fungerede for dem.
– Vi har et meget lidt hierarkisk system, så det er vigtigt, at vores medarbejdere også kan lægge opgaver ind selv. Eventuelt henvender kunderne sig selv til eksempelvis Jon Hansen med spuleren, fordi de kender ham, og så er der ingen grund til, at det skal ind over kontoret.
– Vi havde egentlig et godt ordresystem og godt styr på forretningen, men vores medarbejdere kom af og til og spurgte, om vi virkelig skulle blive ved at være sådan en ”oldnordisk” maskinstation, og jeg ville gerne slippe for at taste de mange dagsedler, som nogle gange kunne været ret lange.
– Nu taster de alt selv, og det sker automatisk, lige når de er færdige med en opgave. Vi har endnu ikke overblik over, om det gavner forretningen generelt, men den tid, jeg før brugte på dumt tastearbejde, kan jeg nu bruge på noget andet. Det skete også, at der manglede dagsedler, og i højsæsonen kommer medarbejderne ikke altid omkring kontoret dagligt.
– Vi havde et godt overblik i forvejen, men det er blevet endnu bedre nu, fastslår Helle Lundsgaard.
