Da papirbunkerne voksede, og weekenderne forsvandt i papirarbejde, blev det tid til at tage springet mod en mere moderne og effektiv drift. I dag har Ebberup Vognmandsforretning samlet det hele i ét digitalt system, og de har fået mere tid og et bedre flow i hverdagen.
Hos Ebberup Vognmandsforretning på Fyn er hverdagen præget af højt tempo og mange opgaver. Ti lastbiler kører hver dag ud på alt fra containerkørsler og sten- og grusleveringer til kranopgaver og transport for både private og virksomheder. Der er fart over feltet både på vejene og på kontoret, men meget har ændret sig, siden den nuværende ejer, Claus Christiansen, overtog virksomheden.
Da Claus tog over fra sin far i 2020, stod han midt i en udfordring, som mange i branchen vil nikke genkendende til: bunker af papirlapper, manuelle arbejdsgange og et administrativt setup, der ikke fulgte med tiden.
“Min far har gjort det rigtig godt, men da jeg overtog forretningen, brugte han stadig en Mayland-kalender til at holde styr på opgaverne. Der var stakke af køresedler og små lapper, som chaufførerne skrev på. Og så brugte vi weekenderne på at følge op og skrive regninger,” fortæller Claus Christiansen.
Han kunne hurtigt se, at noget måtte ændres.
”Jeg kunne se, at vi var nødt til at tænke vores arbejdsgange igennem, så vi kunne få mere tid til både drift og udvikling,” siger han.
Derfor gik Claus i gang med at digitalisere arbejdsgangene. Nye systemer blev hurtigt indført, og meget kom over på skærmen i stedet for på papir. Men selvom han havde taget et skridt i den rigtige retning, opstod der nye problemer. Han oplevede at faktureringen stadig var en alt for tung opgave, systemerne talte ikke sammen, og da lovkravet om timeregistrering kom, blev det tydeligt, at løsningen ikke var holdbar.
Det var her, Claus besluttede at tage det fulde spring til et samlet digitalt setup, og her faldt valget på CustomOffice.
Vejen til en papirfri hverdag
Da beslutningen først var truffet, gik det hurtigt. I foråret tog Ebberup Vognmandsforretning CustomOffice i brug, og det blev starten på en ny og langt mere effektiv måde at arbejde på.
“Vi havde et opstartsmøde med Michael, der er vores konsulent hos CustomOffice, og han satte sig virkelig ind i vores behov. Han fik systemet sat op, så det passede præcis til vores arbejdsområder. Det tog fire dage, hvor vi testede systemet af på nogle udvalgte chauffører, og så var vi i gang,” fortæller Claus Christiansen.
I dag løser systemet mange af de opgaver, som tidligere tog unødvendig tid. Chaufførerne modtager opgaver direkte på deres tablets, og når en opgave er udført, registrerer de tid, rute og bilag. Det hele bliver automatisk samlet i systemet.
På kontoret sidder Natasja Martinsen, som står for bogholderi og løn. For hende har overgangen været en stor forbedring.
“Før sad vi med Excel-ark og måtte dobbelttjekke alt manuelt, og der var altid risiko for fejl. Nu ligger alt i CustomOffice, og jeg kan trække både lønrapporter og dokumentation ud på kort tid. Systemet taler sammen med vores faktureringssystem, så det hele foregår helt automatisk,” forklarer hun.
Især timeregistreringen har gjort en forskel.
“Chaufførerne registrerer selv deres tid direkte i systemet, og når jeg går i lønmodulet, ligger det hele klar. Det sparer os for mange timers arbejde hver måned.”
For Claus har systemet også frigivet tid til det, han kalder “det rigtige arbejde”.
“Jeg har fået nogle timer tilbage, som jeg ellers ville have brugt på administration. Og det betyder, at jeg kan tage mig af de opgaver, der virkelig flytter noget.”
Digital løsning med personlig hjælp
For både Claus og Natasja handler skiftet til CustomOffice ikke kun om systemet og funktionerne. Det handler også om de mennesker, der følger med. Begge fremhæver den tryghed, der opstår, når man altid kan få hjælp af nogen, der kender både systemet og branchen.
“Vi har virkelig været glade for samarbejdet med Michael. Han satte sig ind i vores hverdag og sørgede for, at systemet passede præcis til den måde, vi arbejder på. Det giver en ro i maven,” siger Claus.
For Natasja Martinsen gør supporten en stor forskel i hverdagen.
“Der er altid nogen, der tager telefonen. Uanset hvad jeg spørger om, bliver jeg taget seriøst, og jeg får hjælp med det samme. Det betyder faktisk rigtig meget, når man sidder med det i dagligdagen.”
For Ebberup Vognmandsforretning er CustomOffice derfor ikke bare et system.Det er et værktøj, der sammen med den personlige kontakt har gjort hverdagen digital, effektiv og langt mere overskuelig.
