Med generationsskiftet på Niels Bie's Maskinstation kom også et nyt administrations-system ind i virksomheden. Den unge generation Michelle og Rasmus Bie fik finjusteret og forenklet arbejdsgangene med CustomOffice.
Efter en årrække som medarbejder hos forældrene på Niels Bie's Maskinstation nær Horsens, formaliseredes et glidende generationsskifte fra 2018 for endeligt at blive effektueret fra 1. juli 2021.
Den unge generation, Michelle og Rasmus Bie har organiseret sig nogenlunde som Rasmus' forældre gjorde det. Michelle Bie på kontoret til at samle op og Rasmus Bie i kedeldragt og allestedsnærværende.
Jeg måtte bruge lidt overtalelse for at få Michelle til at overtage styringen af administrationen. Hun er jurauddannet og havde nok tænkt sig et helt andet forløb, siger Rasmus Bie.
Det er da rigtigt, men her kan jeg faktisk bruge ganske meget af det, jeg er uddannet til, siger Michelle Bie om sit job i centrum af den otte mand store virksomhed.
Nyt system fra bunden
Niels Bie's Maskinstations administrative system var blevet lidt for knopskudt og trægt at arbejde med, så den unge generation kiggede sig omkring efter et nyt system. Og efter godt et år i stolen blev CustomOffice valgt.
Det gamle system var et tilpasset system udviklet i 90'erne, hvor man skulle overføre dagsedlerne manuelt ind i regnskabs- og faktureringssystemet.
Det klarer CustomOffice automatisk, jeg skal bare gå ind og tjekke, at det hele ser rigtigt ud, fortæller Michelle Bie om det nye system, der reelt også er et integreret kommunikationsværktøj.
Mest landbrugsarbejde
Vi har jo flere hundrede kunder. Nogle er meget store og hos andre løser vi kun en lille opgave en enkelt gang om året.
Hos Niels Bie's Maskinstation er cirka 60 procent af omsætningen landbrugsarbejde. Primært opgaver i forbindelse med planteavl, herunder pasning af egne 380 hektar. På egnen er der ikke meget kvæg, så produktion af grovfoder indgår ikke i maskinstationens portefølje. Virksomheden køber årligt op mod 16.000 baller halm, som foranlediger en del mejetærskning og ikke mindst bjærgning, transport og lagerstyring.
Vi henter halm fra omkring 2.500 hektar og fra rigtigt mange marker på egnen, så der er noget at holde styr på, siger Rasmus Bie.
Fortrolig med CustomOffice app'en
Medarbejderstaben er for det meste yngre mennesker, og de er særdeles fortrolige med deres smartphones. Det er gået utroligt nemt med at bruge CustomOffice-app'en, forklarer Michelle Bie om introduktionen til det nye system, der skete for et års tid siden.
Når Rasmus eller jeg har tildelt en opgave, klikker medarbejderen sig ind, når han indleder den effektive arbejdstid på en bestemt lokalitet og med det grej, han skal løse opgaven med. Det fungerer meget enkelt og ligetil.
I forbindelse med arbejde på en kundes mark, får medarbejderen markkort data med, når arbejdet indledes. Denne information er tilgængelig via kundens cvr-nummer og gælder for alle arealer, der er inde i EU-støttesystemet.
Dels giver det større præcision i opgavetildelingen og dels er der nu direkte forbindelse til såvel den efterfølgende fakturering og den lønrapport, jeg også har brug for at trække, forklarer Michelle Bie.
Et transparent system
Med et særdeles transparent system, kan såvel Michelle Bie på kontoret som Rasmus Bie på farten, få informationer fra medarbejderne om, hvordan jobbene og løsning af kundeopgaver skrider frem.
Ringer en kunde til virksomhedens hovednummer for at få løst en opgave, er det Michelle Bie, der betjener kunden og kan tildele opgaven til den medarbejder, der har tid. Er det mobilnummeret, er det Rasmus Bie, der, uanset hvor han er, kan modtage ordren.
Rasmus Bie fortæller, at han hver morgen lægger vægt på at møde medarbejderne og fordele dagens opgaver ved et kort morgenmøde.
– Det hele kunne jo godt ske gennem CustomOffice-systemet, men vi skal jo også lige kunne have den kollegiale snak hver dag. Herefter fungerer det faktisk sådan, at jeg straks herefter på min telefon bekræfter, hvad den enkelte medarbejder skal give sig i kast med. Og dermed er det inde i systemet.
Værksteds to-do liste
Når Rasmus Bie i sin travle hverdag kommer i tanke om ting, der skal gøres ved lejlighed, kan han oprette såkaldte “interne opgaver”.
Det kan være alt fra værkstedsgulvet, der skal fejes, mejetærskeren der skal gøres ren eller hjulene på en af traktorerne, der skal skiftes. Der er hele tiden sådanne “to-do liste” værkstedsopgaver, vi skal have klaret, når der bliver tid eller der opstår et hulrum i løbet af dagen.
Kommer en medarbejder tidligere hjem end forventet og har en time tilovers, kan han altså klikke sig ind på en eller flere af de mange interne opgaver, der altid er på listen. Det er faktisk et meget brugbart system, vi får styr på alt, hvad vi bruger vores tid på. Og vi får løst de ting “vi lige skal huske den dag, vi får tid”.
Og så kan det da godt være, det trækker lidt ud med at få fejet værkstedsgulvet, fordi det ikke er det første, man vælger. Men så kan jeg jo bare gå ind og tildele opgaven, griner Rasmus Bie.
Lagerstyring i halmlageret
2022 bliver det første år, hvor Niels Bie's Maskinstation har koblet lagerstyringsmodulet til i CustomOffice.
– Medarbejderne har hidtil, når der lige skulle bruges materialer – et par tons grus eller lignende – ved en opgave, noteret det på telefonen, så det kom med på fakturaen. – Det nye i år er, at vi prøver lagerstyringen af på halmlageret. At få fordelt halmen fra de mange forskellige marker til de enkelte halmhaller efter en plan, så vi ved, hvad det er for noget halm, hvor det kommer fra, og hvor meget, der er tale om.
Niels Bie's Maskinstation råder selv over en lastvogn til halmtransport og leverer til flere forskellige halmværker, ligesom der gennem sæsonen foregår en eksport af halm gennem halmleverandørforeningen.
– Nu skal enten læsseren eller lastvognen registrere de baller, der tages ud af halmlagrene, når vi skal levere til de forskellige. Dermed vil vi hele tiden kunne sige, hvilken slags halm og hvor meget af den, vi har stående hvorhenne, fordi det er blevet registreret i lagerstyringsmodulet, fortæller Rasmus Bie.
Kommunikationsværktøj
“Husk lige at lukke porten, hvis I kører hjem senere end klokken 16.00” eller: “Jeg har lige noget, jeg skal vise jer om registrering og kundedata, så kom lige ind på kontoret klokken 7.00 i morgen tidlig”.
– Vi kan faktisk også bruge CustomOffice til at give hinanden beskeder eller ønske hinanden tillykke med fødselsdagen, forklarer Michelle Bie begejstret om systemets anvendelighed.
– Og så er det særdeles brugervenligt. Kommer en medarbejder til at trykke noget forkert ind, er det nemt at rette. Det kan jo hænde, en medarbejder derude på traktoren i kampens hede glemmer at klikke sig ind eller ud, når han begynder eller forlader kundens mark. Så kan han nemt rette det, så det stemmer.
Super service
Michelle og Rasmus Bie opdagede forleden en lille detalje, der kunne forbedres i CustomOffice. Og straks fik CustomOffice det ordnet, så det nu er løst.
– Uden ekstra beregning. De yder virkelig en god service. Vi, eller medarbejderne, kan ringe til deres support og får lynhurtigt hjælp, hvis der er noget, der knirker.
– Og så sparer jeg vel mellem en halv og en hel time hver dag, skønner Michelle Bie gevinsten er ved at skifte til det nye system.
