Den nye bogføringslov, der kræver, at alle bilag skal være digitale fra januar 2024, behøver ikke at blive bøvlet. e-conomic har i dag en app, hvor man med et foto af en kassebon kan indlæse den som et gyldigt bilag. Og så kan den selv bogføre beløbet automatisk. Læs denne artikel, og bliv klogere på vores seneste netværksmøde i Herning.
Om godt et års tid – fra januar 2024 – sker der noget. Der er vedtaget en ny bogføringslov, og det medfører, at langt de fleste virksomheder, herunder vognmænd, maskinstationer og entreprenører, skal registrere alle sine transaktioner, og alle bilag skal være digitale.
– Fra at samle og opbevare bilag, fakturaer og bon'er fra byggemarkedet i en bærepose fra Rema skal de nu opbevares i en digital mulepose. Også mere strømlinede bogholderisystemer med hulmaskine og ringmapper rammes af den nye bogføringslov, fordi alle bilag nu skal være digitale og afstemmes løbende. Desuden skal alle bilagene i et regnskab være digitalt tilgængelige i fem år, forklarede Mikkel Luplau Schmidt fra firmaet Visma e-conomic på et netværksmøde i Herning.
Netværksmøde var arrangeret af CustomOffice, der er kendt blandt maskinstationer og vognmænd som et enkelt og smidigt administrativt system for alt fra planlægning, dagsedler, lagerstyring og korrekt fakturering til integration med blandt andet regnskabsprogrammet e-conomic.
Læser og bogfører kassebon
De cirka 30 deltagere ved netværksmødet, der blev afholdt på Hotel Eyde i Herning, fik en grundig indføring i de nye krav, der følger med den nye bogføringslov. Men også en masse staldtips om, hvordan digitalisering også giver virksomhedsejeren mulighed for at forenkle den daglige planlægning og administration, og, ikke mindst, gøre fakturering på baggrund af medarbejdernes dagsedler korrekt.
– Ja, og tilmed næsten automatisk, tilføjer Svend Peter Vestergaard fra CustomOffice.
Med en app på telefonen kan medarbejderne, udover at holde styr på arbejdsopgaverne og tidsforbruget, nu også tage et billede af en bon, vejeseddel eller anden dokumentation, de møder eller får stukket i hånden ude på en opgave. Det er via denne app og en automatisk billedlæsning, et beløb eller et vejeresultat automatisk finder vej til virksomhedens bogføring, faktureringssystem, lønningsregnskab og endda integration med banken, så betalingen for opgaven også dokumenteres i bogholderiet til den tid.
– Det er et meget transparent system, men der er naturligvis fuldt styr på, hvem der har adgang til at kigge i de forskellige dele af systemet, påpeger Svend Peter Vestergaard.
Elektroniske bilag fra årsskiftet
Hos Kirkeby Maskinstation i Ørnhøj nær Holstebro anvender ejeren selv og alle syv medarbejdere allerede i dag deres smartphones til at få tildelt arbejdsopgaver og dokumentere dagens arbejde.
– Det gør vi med CustomOffice, og det er mig, der står for ordremodtagelser, fordeling af opgaver og fakturering, mens min hustru klarer bogføringen. Fra 1. januar vil vi fuldt og helt digitalisere bogføringen med elektroniske bilag og dermed være forberedte på den nye bogføringslov, siger indehaver Klaus Kirkeby.
– Derfor er jeg her i dag, så jeg kan forberede mig på at få styr på bilagene i digital form og levere det hele i korrekt tilstand til bogføring, der så bliver endnu nemmere. Det kommer til at ske fra årsskiftet, og det er jeg helt overbevist om, kommer til at fungere hos os.
Medarbejderne efterspørger det
Fra den fynske maskinstation og landbrugsvirksomhed, FK Agro, deltog Ulla Jørgensen i CustomOffice netværksdagen.
– I dag foregår al vores administration på papir og håndskrevne arbejdssedler. Sammen med vores revisor har vi bestemt os for at gå over til CustomOffice fra 1. januar, så det bliver en kold tyrker fra årsskiftet, når vi på en gang digitaliserer det hele, herunder også alle bilagene, siger Ulla Jørgensen.
Det bliver næppe et stort problem for Ulla Jørgensen at overtale de ti medarbejdere til at klikke ind og ud af arbejdsopgaverne på deres mobiltelefoner.
– Tværtimod, siger hun.
– Hos os er det medarbejderne, der har presset på for at få elektroniske arbejdssedler. For mig som ny bruger af CustomOffice var det et rigtigt godt møde. Der var ingen, der følte, at de spurgte dumt, og jeg kan forstå, der er hurtig hjælp at hente, hvis der opstår problemer, eller systemet skal tilpasses til et eller andet specielt hjemme på den enkelte maskinstation, lød det optimistisk fra Ulla Jørgensen.
Digitaliserer chefen
Fra Esbjerg-virksomheden Tonny's Kran Service mødte hele bogholderiet op til CustomOffice-netværksmødet i Herning. Mette Schmidt, Mette Silkjær og Tina Andersen.
– Vi er jo en kompleks virksomhed med masser af forskellige opgaver, der løses af ti lastbiler og 19 ansatte. Fra at flytte vindmøllevinger nede på havnen til at løfte et legehus til børnene ned i en lukket have hen over et rækkehus. Der er rigtig store kunder og meget små kunder og alt derimellem.
Også hos Tonny's Kran Service er der tale om at skifte administrativt system og bygge et nyt op.
– På skrivebordet derhjemme har vi i dag både blyanter, hulmaskiner, papirclips og viskelæder som hjælpemidler i vores nuværende system. Og en ejer, der på ufattelig vis har det hele i hovedet, så vores største opgave bliver nok at få digitaliseret chefen, så han også bliver aflastet, lyder det fra det muntre bogholderi.
Sparer en halv time dagligt pr. medarbejder
Mette Schmidt forklarer, at man allerede er ved at bygge systemet op i virksomheden, der fuldt og helt skifter til CustomOffice fra uge 47.
– Lige nu er vi i færd med at digitalisere arbejdssedlerne, og det foregår i en prøveperiode, så alle får det lært, så vi ikke for lavet fejl. I det nuværende system kunne der jo nemt ske en fejl i løbet af dagen, og så koster det en masse tid at få det rettet.
– Jeg vil vurdere, at hver medarbejder i dag gennemsnitligt bruger en halv time på at udfylde og dagens arbejdssedler, så her håber vi både at spare tid og få færre fejl, når alle kommer til at bruge elektroniske arbejdssedler på telefonen.
– Foreløbigt virker det nemt at få det tilpasset vores virksomhed og CustomOffice er gode til at hjælpe os i gang, lyder det optimistisk fra alle tre kontormedarbejdere i kranvirksomheden.
