Tidligere bestod søndagens familiehygge af, at Maria og Uwe Jacobsen fik styr på dagsedler – og i rolige perioder fik faktureret kunderne. Med CustomOffice kan de nu lave noget, så også børnene hygger sig
Brdr. Jacobsen Maskinstation er specialist i grovfoder. Maskinstationen ligger nær den tyske grænse, og er drevet af Paul Erik og Uwe Jacobsen. Den daglige ledelse er Maria og Uwe Jacobsen, som er gået væk fra papir – og dermed er ugens rutine for det unge par ændret. Søndagene er nu ikke længere helliget papirarbejdet takket være CustomOffice.
Brdr. Jacobsen Maskinstation er etableret i 2004 af Uwe og Paul Erik Jacobsen. I dag står Paul Erik Jacobsen for driften af Brdr. Jacobsen Eksportstald i Padborg, mens Uwe Jacobsen står for driften af maskinstationen.
Brdr. Jacobsen Maskinstation har fra begyndelsen været specialister i ensilering af grovfoder. De anvender en traktor med stakfordeler, frem for en gummiged. Det er egentlig en tysk metode som de bragte til Danmark, og i dag er det vidt udbredt med stakfordeler og dozerblad.
Sidenhen har Brdr. Jacobsen Maskinstation taget flere arbejdsopgaver til sig. Udover grovfoder er der husdyrgødning, halmpresning og jordarbejde, men ikke høstarbejde. Der er ni faste medarbejdere og 10-12 traktorer i maskinhuset. Maskinstationen arbejder – i modsætning til mange kolleger, ikke med entreprenørarbejde. »Vi holder os til det, vi er gode til. Jeg tror, at nogle maskinstationer har knækket nakken på, at de har spredt sig over for meget og påstået at de kan alt.« siger Uwe Jacobsen. Han taler meget i telefon, primært med kunder, men han hyggesnakker også hvis der er tid. »Det må godt være hyggeligt.« fastslår Uwe Jacobsen.
Maskinstationen har groft sagt to områder: Øst for motorvejen er der leret jord og svin, og vest for motorvejen er der let jord og kvægbønder. Det forskyder automatisk aktiviteterne og sæsonerne lidt, og det er meget praktisk. Selv om Brdr. Jacobsen Maskinstation ligger tæt ved grænsen, er der kun få kunder syd for grænsen. Uwe Jacobsen fortæller, at sproget er den største hindring: »Når medarbejderne ikke taler flydende tysk, duer det ikke at påtage sig opgaver for tyske landmænd.«
Mad til medarbejderne
»Vi har madordning og henter mad til medarbejderne, når de arbejder længe. Hvis de når hjem, får de det her, men ellers kører vi rundt med det. Det er en lille detalje hvor CustomOffice også hjælper os. Medarbejderne melder sig til og fra maden via systemet, så vi ikke behøver at ringe rundt, og vi kan se hvor de præcist befinder sig.«
Det vigtigste ved CustomOffice er afskaffelsen af dagsedler, fakturering og aflønning af medarbejderne. »Vi har tidligere haft rigtig meget papirarbejde. Det var Marias opgave hver uge, men hun bruger slet ikke så meget tid på det nu. Vi fik sedler ind med arbejdsopgaver og deres arbejdstider. Det fungerede, og vi havde styr på det, men vi brugte meget tid.« fortæller Uwe Jacobsen.
Brdr. Jacobsen Maskinstation brugte økonomisystemet AirBOSS, men det kan ikke integreres med CustomOffice, så Uwe og Maria Jacobsen valgte at gå over til e-conomic i juni, hvor de også tog CustomOffice i brug. Deres historiske posteringer blev flyttet over af eKontoret. »Vi frygtede det værste. Vi har op mod 400 kunder i sys-temet gennem tiden, men det gik relativt let – i hvert fald for os. Det gik også let at få de ansatte til at bruge CustomOffice. Vi har mange unge ansatte, og alle havde alligevel en smartphone. Det var let at sætte dem ind i det. Afløserne er også med, så vi er helt væk fra papir.« fortæller Uwe Jacobsen.
Får det hele med
»Jeg godkender dagsedlerne og f.eks. det antal kubikmeter gylle de har tas-tet ind. De kan ikke afslutte uden at have tastet gyllemængde ved gyllekørsel, eller forbruget af eksempelvis plast i ensilagestakken ved stakkørsel, så vi får det hele med. Det hele er logisk og hænger godt sammen. Medarbejderne kan også let lægge fotos ind ved sagen – f.eks. ved en påkørsel, eller hvis vi laver nogle slemme spor i marken, men kunden beder os om at fortsætte arbejdet. I det hele taget kan vi lettere dokumentere, hvis vi skulle få brug for det.« siger Uwe Jacobsen.
»Derudover er der en række mindre fordele, som betyder noget i hverdagen. Jeg kan se når en fører er kommet meget sent hjem, og dermed se hvorfor han måske møder lidt senere dagen efter. Medarbejderne kan se, hvad de andre laver, så de ikke ringer og vækker en kollega der har fri. De kan også se hvor mange af deres timer der er effektive, og dermed kan faktureres. I opgaven ligger også telefonnummer på en kontaktperson hos kunden, og der er automatisk ruteanvisning. Det sparer mange opkald.« siger Uwe Jacobsen og fortsætter:
»Vi har haft et rigtig godt samarbejde med CustomOffice. De er rigtig gode til at lytte til os og tilpasse systemet til vores behov. Vi får pengene hurtigere hjem nu, fordi vi får faktureret hurtigere. Det er også en fordel for kunderne, at få fakturaen mens de kan huske hvad vi har lavet.«
