Har I overenskomst i virksomheden? Så kan korrekt tidsregistrering handle om mere end bare at få medarbejdernes timer med på lønsedlen.
For entreprenører og andre virksomheder inden for bygge- og anlægsbranchen kan overenskomsten stille konkrete krav til digital indberetning og dokumentation. Derfor er det vigtigt at have styr på hele processen – fra medarbejderen registrerer sine timer, til løngrundlaget bliver kontrolleret og dokumentationen sendt.
Med digital tidsregistrering i CustomOffice kan I samle processen ét sted og gøre det lettere for både medarbejdere og administrationen.
Og når lønrapporten er klar, kan kvitteringen sendes til medarbejderne med bare 2 klik.
Har I overenskomst? Så er tidsregistrering ikke kun et spørgsmål om timer
Mange virksomheder er allerede gået væk fra timesedler, papir og Excel og bruger i stedet en app til medarbejdernes tidsregistrering.
Det gør hverdagen lettere, men det betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden automatisk lever op til alle krav i den relevante overenskomst.
I eksempelvis Bygge- og Anlægsoverenskomsten 2025 mellem DI Overenskomst III og 3F Fagligt Fælles Forbund findes der særlige bestemmelser om digital indberetning.
Her stilles der blandt andet krav til dokumentationen af medarbejderens digitale indberetning.
Medarbejderen skal modtage en kvittering, som dokumenterer det digitalt indberettede, og kvitteringen skal sendes til e-Boks eller medarbejderens senest anmeldte e-mailadresse.
Derfor er det ikke nødvendigvis nok, at medarbejderens timer bare ligger korrekt i systemet.
Dokumentationen og arbejdsgangen omkring den er også vigtig.
Manglende overholdelse kan få økonomiske konsekvenser
Når virksomheden er omfattet af en overenskomst, er kravene ikke bare anbefalinger.
Hvis virksomheden ikke overholder den relevante overenskomst, kan det potentielt føre til en fagretlig sag og økonomiske konsekvenser.
Derfor giver det god mening at have en fast procedure for:
- medarbejdernes tidsregistrering
- kontrol af registrerede timer
- beregning af løngrundlaget
- dokumentation af det indberettede
- udsendelse af kvitteringer
- håndtering af eventuelle fejl
Jo mere af processen der kan håndteres digitalt, desto mindre bliver risikoen for, at en manuel opgave bliver glemt i en travl hverdag.
Det er især relevant for entreprenører, hvor medarbejderne ofte arbejder på forskellige projekter, pladser og tidspunkter.
Hvornår skal kvitteringen sendes?
I Bygge- og Anlægsoverenskomsten 2025 fremgår det, at kvitteringen for den digitale indberetning skal fremsendes senest 2 dage før lønudbetaling.
Det er vigtigt at være opmærksom på ordet lønudbetaling.
Det handler altså ikke nødvendigvis om den dag, hvor administrationen laver lønkørslen.
Hvis lønnen eksempelvis bliver behandlet mandag og står på medarbejderens konto fredag, er det tidspunktet for lønudbetalingen, man skal forholde sig til.
Vi har skrevet en særskilt gennemgang af netop denne regel:
Læs: Digital tidsregistrering og overenskomst – husk 2-dagesfristen før lønudbetaling
Her går vi mere i dybden med selve bestemmelsen og forskellen mellem lønkørsel og lønudbetaling.
Medarbejderen får mulighed for at opdage fejl inden lønnen kommer
Der er også en helt praktisk fordel ved at sende dokumentationen til medarbejderen inden lønudbetalingen.
Forestil dig, at en medarbejder har arbejdet 45 timer.
Ved en fejl står der kun 40 timer i løngrundlaget. Måske mangler der fem timers overtid, et tillæg eller registrering fra en bestemt arbejdsdag.
Hvis medarbejderen får mulighed for at kontrollere oplysningerne inden lønudbetalingen, kan fejlen opdages med det samme.
Kontoret kan derefter undersøge registreringerne og få rettet fejlen.
Hvis fejlen først bliver opdaget, efter pengene er gået ind på kontoen, begynder en ny administrativ proces.
Medarbejderen ringer til kontoret. Administrationen skal finde registreringerne. Fejlen skal undersøges. Lønnen skal måske efterreguleres.
Det tager tid for alle involverede.
Det er lettere at rette en fejl inden lønudbetalingen end bagefter.
Send kvitteringen til medarbejderne med 2 klik
Det skal selvfølgelig heller ikke ende med, at administrationen bruger en masse ekstra tid på at sende dokumentation manuelt til medarbejderne.
Derfor har vi gjort det enkelt i CustomOffice.
Når lønrapporten er klar, kan administrationen sende kvitteringen direkte til medarbejderne.
Det kræver kun:
1. Klik på “Send kvittering”
2. Klik på “Send”
Så sendes kvitteringen til medarbejderne i lønrapporten.
Det gør det nemmere at gøre udsendelsen til en fast del af lønprocessen frem for endnu en administrativ opgave, som nogen skal huske hver måned eller hver 14. dag.
Fra medarbejderens mobil til løngrundlaget på kontoret
Den store gevinst kommer, når tidsregistreringen ikke står alene.
Med CustomOffice kan medarbejderen bruge en tidsregistreringsapp til at registrere arbejdet ude fra pladsen.
Registreringerne kommer ind på kontoret digitalt og kan efterfølgende bruges i administrationen.
En typisk arbejdsgang kan se sådan ud:
- Medarbejderen registrerer arbejdstiden på mobilen.
- Timerne kommer direkte ind i CustomOffice.
- Administrationen kontrollerer registreringerne.
- Løngrundlaget beregnes.
- Lønrapporten kontrolleres.
- Administrationen klikker “Send kvittering” og “Send”.
- Medarbejderen får mulighed for at kontrollere oplysningerne.
- Eventuelle fejl kan undersøges inden lønudbetalingen.
Dermed slipper virksomheden for at have én proces til tidsregistrering, en anden til lønberegning og en tredje til dokumentation.
Hvad med overtid og tillæg?
Det er ofte her, tidsregistrering bliver mere kompliceret end bare “start kl. 7 og slut kl. 16”.
Mange medarbejdere inden for bygge-, anlægs- og entreprenørbranchen har forskellige regler for blandt andet:
- almindelige timer
- overtid
- tillæg
- pauser
- skiftende arbejdstider
- forskellige lønperioder
Hvis administrationen skal sidde og beregne det manuelt ud fra timesedler, kan der hurtigt opstå fejl.
CustomOffice kan hjælpe med at beregne løngrundlaget ud fra medarbejdernes registreringer og virksomhedens opsætning.
Bruger virksomheden DataLøn, kan processen samtidig kobles sammen med vores DataLøn-integration.
Det reducerer behovet for at taste de samme oplysninger flere gange og gør vejen fra registrerede timer til løn kortere.
Digital tidsregistrering giver også bedre dokumentation
Selvom overenskomst og løn er omdrejningspunktet her, er der flere fordele ved at digitalisere tidsregistreringen.
Når timerne bliver registreret digitalt, får virksomheden et langt bedre datagrundlag.
Det kan eksempelvis bruges til at se:
- hvor mange timer der er brugt på en sag
- hvilke medarbejdere der har arbejdet på opgaven
- hvor meget overtid der er registreret
- hvad opgaven reelt har kostet i arbejdstid
- hvilke timer der skal bruges til løn
- hvilke timer der skal videre til fakturering
For en entreprenør handler tidsregistrering derfor ikke kun om at holde styr på medarbejdernes arbejdstid.
Registreringerne kan også blive en vigtig del af virksomhedens projektøkonomi og dokumentation.
Gælder kravene for alle virksomheder?
Nej.
Det er vigtigt ikke at tage kravene fra én overenskomst og antage, at de automatisk gælder for alle virksomheder.
Kravene afhænger af den konkrete overenskomst, som virksomheden og medarbejderne er omfattet af.
Derfor anbefaler vi altid, at virksomheden undersøger sin egen overenskomst og søger rådgivning hos sin arbejdsgiverorganisation eller anden relevant rådgiver, hvis der er tvivl om kravene.
CustomOffice er et værktøj, der kan hjælpe med at digitalisere arbejdsgangene omkring tidsregistrering, lønberegning og dokumentation – men systemet erstatter ikke juridisk eller overenskomstmæssig rådgivning.
Ofte stillede spørgsmål om overenskomst og tidsregistrering
Er digital tidsregistrering lovpligtigt?
Danske arbejdsgivere skal have et system, der gør det muligt at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid. Derudover kan den overenskomst, medarbejderen er omfattet af, indeholde yderligere krav til eksempelvis digital indberetning, dokumentation og frister.
Skal medarbejderen have dokumentation for sine registrerede timer?
Det afhænger af den konkrete overenskomst. Bygge- og Anlægsoverenskomsten 2025 indeholder eksempelvis bestemmelser om, at medarbejderen skal modtage en kvittering, der dokumenterer det digitalt indberettede.
Hvornår skal kvitteringen sendes?
Efter bestemmelsen i Bygge- og Anlægsoverenskomsten 2025 skal kvitteringen fremsendes senest 2 dage før lønudbetaling.
Læs vores gennemgang af 2-dagesfristen her.
Kan CustomOffice sende kvitteringen til medarbejderne?
Ja. Fra lønrapporten kan administrationen vælge “Send kvittering” og derefter “Send”.
Kan medarbejderne registrere timer fra mobilen?
Ja. Medarbejderne kan registrere deres arbejdstid via CustomOffice. Læs mere om vores app til tidsregistrering.
Kan timerne bruges til lønberegning?
Ja. Registreringerne kan bruges som grundlag for lønberegningen i CustomOffice. Bruger virksomheden DataLøn, kan I også læse mere om vores integration mellem CustomOffice og DataLøn.
Få styr på hele processen – ikke kun tidsregistreringen
Digital tidsregistrering bør ikke ende med bare at erstatte papir-timesedlen med en app.
Den store gevinst opstår, når registreringerne kan bruges videre:
Fra medarbejderens registrering → kontrol → lønberegning → dokumentation → løn.
Det er netop den arbejdsgang, vi hjælper entreprenører og andre virksomheder med at digitalisere i CustomOffice.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Book en gratis og uforpligtende demo af CustomOffice
Så viser vi, hvordan CustomOffice kan hjælpe jer med tidsregistrering, lønberegning og dokumentation – og hvordan kvitteringen kan sendes til medarbejderne med bare 2 klik.
Denne artikel indeholder generel information og kan ikke erstatte juridisk eller overenskomstmæssig rådgivning. Undersøg altid de konkrete regler i den overenskomst, virksomheden og medarbejderne er omfattet af.
