Når dieselprisen stiger, er det forholdsvis nemt at konstatere, at omkostningerne ved at holde lastbilerne kørende også stiger.
Det sværere spørgsmål er: Hvordan skal prisstigningen fordeles på kunderne?
For det er ikke nødvendigvis sådan, at alle kunder, biler og typer af kørsel belaster brændstoføkonomien ens.
En kunde med en særlig aftale er ikke nødvendigvis den samme som en kunde, der afregnes efter jeres normale priser. Og en type kørsel med et højt brændstofforbrug er ikke nødvendigvis sammenlignelig med en anden type opgave.
Alligevel er det fristende at gøre brændstoftillægget så enkelt som muligt:
Én procentsats. På alle fakturaer.
Men enkelt er ikke altid det samme som præcist.
Hvem betaler forskellen, hvis tillægget ikke passer til opgaven?
Brændstof er en betydelig omkostning for en vognmandsforretning, og priserne kan ændre sig hurtigt.
Derfor bruger mange vognmænd et brændstof- eller olietillæg til at håndtere udsvingene. Problemet opstår, hvis tillægget ikke følger den måde, virksomheden faktisk arbejder på.
Hvis tillægget er for lavt på de brændstoftunge opgaver, risikerer vognmanden selv at betale en del af prisstigningen. Sættes det omvendt for højt på andre opgaver, bliver det sværere at forklare kunden, hvorfor regningen ser ud, som den gør.
Derfor er spørgsmålet ikke kun: Har vi husket brændstoftillægget?
Det interessante spørgsmål er: Har vi beregnet det rigtigt til den kunde og den type arbejde, vi fakturerer?
Forskellige opgaver kan kræve forskellige beregninger
Forestil dig en vognmandsforretning, der udfører flere forskellige typer arbejde.
Nogle opgaver har et relativt begrænset brændstofforbrug. Andre får dieselmåleren til at bevæge sig betydeligt hurtigere. Samtidig kan der være kunder med individuelle aftaler.
Så bliver ét generelt tillæg hurtigt en meget grov måde at håndtere en meget konkret omkostning på.
I CustomOffice kan brændstoftillægget derfor sættes op efter den enkelte virksomheds måde at arbejde på.
Det kan eksempelvis være forskellige beregninger for forskellige arbejdsområder. Det kan også være særlige aftaler med bestemte kunder.
På den måde behøver en avanceret beregning ikke betyde en besværlig arbejdsdag.
Det avancerede skal ske bagved – ikke på kontoret
Det er her, vi mener, digitalisering skal gøre en forskel.
Det skal ikke være vognmandens opgave at sidde med et stort regneark og gennemgå faktura efter faktura, hver gang dieselprisen ændrer sig.
Beregningen kan være avanceret.
Arbejdet med den skal være enkelt.
Når reglerne for brændstoftillægget først er sat rigtigt op, kan CustomOffice bruge dem i forbindelse med faktureringen.
Det betyder, at medarbejderne fortsat kan registrere det arbejde, de udfører, mens systemet hjælper med at få den aftalte beregning med videre til fakturaen.
Det er forskellen på at have en beregningsmodel – og at have en beregningsmodel, der faktisk fungerer i hverdagen.
Brændstoftillægget skal også kunne forklares til kunden
Der er en anden fordel ved at have styr på beregningen.
Gennemsigtighed.
Et brændstoftillæg er lettere at håndtere over for kunden, når der er en klar sammenhæng mellem aftalen, beregningen og den faktura, kunden modtager.
I CustomOffice kan olie- eller dieseltillæg fremgå særskilt på fakturaen.
Dermed bliver tillægget ikke bare et ekstra beløb, der pludselig dukker op.
Det bliver en synlig del af afregningen.
Hvornår har du sidst set på din beregning?
Når dieselprisen bevæger sig, er det naturligt at kigge på den aktuelle pris.
Men det kan være mindst lige så interessant at kigge på den måde, virksomheden sender prisændringen videre på:
- Bruger I ét brændstoftillæg til alle?
- Har nogle kunder særlige aftaler?
- Er der stor forskel på brændstofforbruget mellem jeres arbejdsområder?
- Bliver tillægget konsekvent husket på fakturaerne?
- Hvor meget manuelt arbejde bruger I på at beregne og kontrollere det?
Hvis svarene kræver, at nogen finder et regneark frem, gennemgår kundeaftaler eller retter fakturaer manuelt, er der måske en arbejdsgang, der kan gøres lettere.
Brug tiden på forretningen – ikke på at efterregne fakturaer
Du bestemmer selvfølgelig selv, hvordan dine kunder skal afregnes.
Det interessante er, hvor meget arbejde der skal til bagefter for at få aftalerne omsat til de rigtige fakturaer.
CustomOffice kan sættes op til at håndtere forskellige brændstoftillæg på tværs af kunder og arbejdsområder, så beregningen passer til den måde, din virksomhed arbejder på.
Så når dieselprisen ændrer sig, behøver det ikke betyde endnu en manuel opgave på kontoret.
Det er også en del af at blive fri fra kontoret.
