I høsten kan der hurtigt være halm spredt over mange marker. Noget er endnu ikke presset, noget står som baller på marken, noget er kørt i stak eller halmlager, og noget er allerede på vej videre til kunden eller varmeværket.
Når der samtidig er flere pressere, læssere og lastbiler i gang, bliver spørgsmålet hurtigt meget konkret: Hvor står halmen egentlig lige nu – og hvor meget er der?
For maskinstationer og virksomheder, der handler med halm, er det ikke nødvendigvis selve presningen eller transporten, der er den største administrative udfordring. Det er at bevare overblikket, mens halmen flytter sig fra marken og videre gennem hele processen.
Det starter med marken
Allerede før pressen kommer frem, er der oplysninger, som skal være på plads. Hvor ligger marken, hvor stor er den, hvilken afgrøde står der, og hvem tilhører halmen?
I CustomOffice kan marker og oplysninger samles digitalt, så medarbejderen kan finde den rigtige mark og få informationerne med ud i arbejdet. Det betyder, at viden ikke kun ligger hos den person på kontoret, der tilfældigvis ved, hvor “Jensens mark ovre bag skoven” ligger.
Når halmen er presset, kan maskinføreren registrere, hvor mange baller der står på marken. Det er en lille registrering, men den gør en stor forskel for den næste medarbejder i processen.
Når chaufføren senere skal hente halmen, kan han se, hvor marken ligger, hvor mange baller der er registreret, og hvor meget der skal flyttes. Kontoret behøver derfor ikke først finde en seddel, ringe til maskinføreren eller forklare chaufføren, hvilken mark der er tale om. Oplysningerne følger arbejdet.
Fra mark til stak og lager
Halmen bliver sjældent stående ét sted. Den kan blive flyttet fra marken til en stak, videre til et lager og senere fra lageret til eksempelvis et varmeværk.
Undervejs skal virksomheden stadig kunne svare på nogle helt grundlæggende spørgsmål: Hvor meget har vi tilbage? Hvor står det? Hvor kommer det fra?
Når ballerne registreres, efterhånden som de flyttes ind og ud af de forskellige lagre, kan lagerbeholdningen følge den fysiske virkelighed. Det giver et andet overblik end noter, regneark og information, der ligger fordelt hos forskellige medarbejdere.
Og et halmlager behøver ikke være en traditionel lagerhal. Det kan lige så godt være en mark, en stak, en hal eller en anden lokation, hvor ballerne står midlertidigt. I CustomOffice kan lagerlokationerne vises på et kort, så medarbejderne både kan finde placeringen og se den registrerede beholdning på stedet.
Når halmen er presset, kan maskinføreren registrere, hvor mange baller der står på marken. Det er en lille registrering, men den gør en stor forskel for den næste medarbejder i processen.
Når chaufføren senere skal hente halmen, kan han se, hvor marken ligger, hvor mange baller der er registreret, og hvor meget der skal flyttes. Kontoret behøver derfor ikke først finde en seddel, ringe til maskinføreren eller forklare chaufføren, hvilken mark der er tale om. Oplysningerne følger arbejdet.
Hos Halm 80 er overblikket afgørende
Hos Halm 80 på Fyn håndteres halm i stor skala. Virksomheden køber halm på marker, presser den, flytter den til stakke og lagre og transporterer store mængder videre.
I et travlt år flytter Halm 80 tæt på 100.000 tons halm – mere end 5.000 læs. Når så store mængder skal håndteres på tværs af marker, maskiner, chauffører og lagre, er det afgørende, at informationerne følger arbejdet.
Hos Halm 80 bruges CustomOffice derfor til at holde styr på processen fra marken og videre gennem logistikken. Chaufførerne kan blandt andet finde frem til de rigtige marker, mens registreringerne gør det muligt at følge, hvor mange baller der har været på marken, og hvor meget der efterfølgende er blevet flyttet.
Lagerstyring af halm i praksis
Hos Niels Bie's Maskinstation håndteres halm fra omkring 2.500 hektar, og virksomheden køber årligt op mod 16.000 baller.
Her bruges CustomOffice blandt andet til at registrere halmen, når den lægges ind på lager, og når den senere tages ud igen. På den måde kan virksomheden løbende se, hvilken type halm der står hvor, og hvor meget der er tilbage.
Det er netop den type overblik, der bliver værdifuldt, når halmen bevæger sig gennem flere led. I stedet for at lagerstatus skal rekonstrueres bagefter, bliver den opdateret som en naturlig del af arbejdet.
Leveringen er ikke slutningen på arbejdet
Når halmen afleveres hos eksempelvis et varmeværk, kommer der endnu et lag af information. Der kan være vejesedler, leveringsbilag og oplysninger om blandt andet vandprocent, som senere skal bruges til afregning.
Dokumentationen kan samles sammen med resten af oplysningerne om opgaven. Det betyder, at kontoret ikke behøver begynde forfra, når fakturaen skal laves og leverancen afregnes. Oplysningerne er allerede blevet registreret undervejs og kan bruges videre i processen.
Det er en vigtig del af hele arbejdsgangen, fordi digital lagerstyring af halm ikke kun handler om at vide, hvor mange baller der ligger på lager. Det handler om at lade informationen følge halmen hele vejen:
Mark → presning → baller → lager eller stak → transport → levering → dokumentation → afregning.
Maskinføreren registrerer oplysningerne på marken, chaufføren bruger og tilføjer information under transporten, og kontoret har dem til rådighed, når der skal faktureres og afregnes. Dermed slipper én person på kontoret for bagefter at skulle samle hele historien fra sedler, telefonopkald og forskellige medarbejdere.
Hvor meget af jeres halmoverblik ligger i hovedet på én person?
Det er et godt spørgsmål at stille inden en travl halmsæson.
Hvis det kræver telefonopkald, sedler eller et regneark at finde ud af, hvor en bestemt portion halm befinder sig, hvor mange baller der står tilbage, eller hvad der allerede er leveret, kan arbejdsgangen sandsynligvis gøres enklere.
CustomOffice kan tilpasses den måde, virksomheden arbejder med marker, halm, lagre, transport og afregning. Målet er ikke at digitalisere for digitaliseringens skyld, men at sørge for, at oplysningerne bliver registreret, mens arbejdet bliver udført – i stedet for at nogen skal samle dem på kontoret bagefter.
Det giver bedre overblik i en travl sæson, mindre administration og mere tid til selve driften.
