Varde Maskinstation sætter altid en ære i at have det rigtige udstyr til opgaven – sådan skal det også være med IT-systemerne, siger Anker Vestergaard, daglig leder af Varde Maskinstation.
De havde i længere tid forgæves ledt efter et system, som kunne dække alle funktionerne i den daglige drift af maskinstationen.
– Et IT-værktøj skal være simpelt og passe til det arbejde som skal udføres. Jeg har nu fået et værktøj, som har givet mig det fulde overblik på en overskuelig måde. Det at værktøjet er bygget til os – sammen med medarbejderne, gør, at vi har fået et simpelt system, som alle nemt kan bruge, siger Anker Vestergaard, driftsleder ved Varde Maskinstation.
Vi er nu gået i gang med at optimere vores rapportering til kunderne, så vi arbejder med hvordan vi skal lave en hurtig og korrekt rapportering til kunderne omkring f.eks. sprøjte- og udbytte journaler.
Husk at få medarbejderne med i processen
Når man indfører nye systemer, så er det ekstremt vigtigt at alle medarbejderne er medinddraget. Lige fra første opstart har vi sørget for, at det er medarbejderne, som er i centrum. Det er medarbejderne der er ude ved vores kunder og derfor er det også dem der har viden om hvad er udført – det har de nu mulighed for at videregive på en enkel og præcis måde. Vi har nu den fornøjelse at dagsedlerne er korrekt udfyldt – alt er medtaget og de er direkte klar til fakturering, umiddelbart efter at opgaven er udført.
Vores egen app
Medarbejderne anvender helt almindelige tablets og telefoner til virksomhedens processer via maskinstationens helt egen app. Appen er, ligesom resten af systemet, skræddersyet til virksomheden. Betjeningen er så enkelt, at en afløser kun skal have et kvarters undervisning, så er han igang med at bruge systemet.
Skræddersyet kontor med i traktoren og på værkstedet
Overblikket får jeg ved at alle opgaver er overskueligt præsenteret i en kalender – så jeg kan følge dagens opgaver online, efterhånden som de bliver udført. Dette overblik kan jeg få uanset hvor jeg er henne – hjemme på kontoret kan jeg få overblikket gennem de store skærme jeg har på væggen – men jeg kan også se nøjagtigt det samme på telefonen, hvis jeg er på vej ud til en kunde. Systemet er lavet så jeg kan modtage en ny opgave fra en kunde både på telefonen, ellerhjemme på kontoret.
Tilvænningen gik hurtig
Selvfølgelig vil der altid gå lidt tid med at vænne sig til at gøre tingene på en ny måde, men vores medarbejdere har været fantastiske til hurtigt at omstille sig til noget nyt. Systemet er jo ikke kun en hjælp for os i administrationen, der er rigtig mange ting som også bliver lettere for medarbejderne.
