I mange virksomheder bliver fejl og problemer med maskiner og køretøjer noteret på en gul seddel, et whiteboard eller bare nævnt i forbifarten. Det er en løsning, som nemt fører til glemte reparationer, forkerte prioriteringer og manglende dokumentation. Derfor vælger flere at digitalisere deres værkstedsopgaver med CustomOffice. Med vores system får både chauffør, værksted og ledelse et klart overblik over fejlmeldinger, planlagte services og historik – alt samlet ét sted, tilgængeligt fra både mobil og pc.
Fejlmeldinger direkte fra chaufføren
Når en chauffør afslutter en opgave i systemet, kan han med det samme indmelde en fejl eller skade. Det kan fx være en utæt slange, blinkende advarselslampe eller slitage på bremser. Fejlen registreres direkte i værkstedsoversigten, hvor du kan se alle fejl samlet i en prioriteret liste. Chaufføren kan tage billeder og skrive noter, som værkstedet modtager med det samme. Det sparer tid, og der er mindre risiko for, at noget bliver glemt.
Prioriter og fordel værkstedsopgaver
CustomOffice giver dig en overskuelig opgaveliste, hvor du nemt kan trække i opgaverne, tildele dem til bestemte personer og opdatere status. Du kan sortere efter køretøj, dato, fejltype eller hastighed, så du altid har overblik over, hvad der haster mest. Værkstedspersonalet kan se, hvilke opgaver der venter, og hvad der er under behandling. Det giver bedre flow og mindre forvirring.
Planlæg service og vedligeholdelse
Ud over fejl og reparationer kan du oprette faste serviceopgaver – fx olieskift, dækskift, bremsetjek eller 1.000-timers eftersyn. Du vælger selv intervaller, og systemet minder dig om, hvornår det er tid til næste service. Det sikrer, at du aldrig glemmer en vigtig opgave, og at dine maskiner altid er i driftssikker stand.
Få komplet historik på hver maskine
Alle opgaver, fejlmeldinger og serviceeftersyn bliver gemt på det enkelte køretøj eller maskine. Det betyder, at du til enhver tid kan gå tilbage og se, hvad der er blevet lavet, hvornår og af hvem. Har en maskine gentagne problemer, kan du følge med i, om der er et mønster. Det gør det lettere at træffe beslutninger om reparation, udskiftning eller investering i nyt materiel.
Drop papir og gule sedler
Med digitale værkstedsopgaver er det slut med håndskrevne noter, som bliver væk, eller beskeder, som aldrig bliver givet videre. Alt bliver tastet ind direkte i systemet, og du har fuldt overblik – både fra kontoret og ude på farten. Værkstedet kan følge med i realtid, og chaufførerne ved, at deres fejlmeldinger bliver taget alvorligt.
Giv medarbejderne bedre kommunikation
Når værkstedet kan se, hvem der har meldt en fejl, og chaufføren kan se, at opgaven er planlagt, giver det bedre dialog og færre frustrationer. Du kan kommentere på opgaver, stille spørgsmål eller tilføje tekniske oplysninger. Det hele foregår direkte i platformen, så ingen behøver ringe eller sende mails for at få svar.
Integration med opgavelog og tidsregistrering
Mange værkstedsmedarbejdere bruger også tidsregistrering fra CustomOffice til at logge tid brugt på opgaver. Det giver bedre data og gør det lettere at beregne både løn og effektivitet. Tidsregistreringen sker direkte i appen og kobles automatisk til den relevante opgave. Du kan senere bruge informationen til at analysere, hvor lang tid reparationer tager – og forbedre planlægningen fremover.
Hold styr på reservedele og materialer
I hver opgave kan du tilføje materialer og reservedele, som er brugt. Det giver mulighed for at holde styr på forbrug, og du kan nemt trække data til intern afregning, statistik eller videresendelse til økonomiafdelingen. Det gør også dine værkstedsopgaver lettere at fakturere, hvis det er nødvendigt.
Få hurtigere svartid og mindre nedetid
Når der er styr på kommunikationen, og fejlmeldinger bliver taget i behandling med det samme, går der kortere tid fra fejl til løsning. Du undgår, at maskiner står stille i flere dage, fordi beskederne ikke er gået igennem. Det øger driftsikkerheden og giver en mere effektiv værkstedsfunktion.
Klar til at få styr på dine værkstedsopgaver?
Med CustomOffice får du en fleksibel løsning, som hjælper både værksted, chauffør og ledelse med at arbejde bedre sammen. Du får styr på fejlmeldinger, planlagte services og historik – alt sammen digitalt og nemt at tilgå. Book en demo og få et værktøj, der passer til din hverdag.
