Fra papir til overblik: Sådan bruger Karsten V. Olesen CustomOffice
Hvordan går man fra papir, sedler og manuelle rutiner til digital struktur og overblik? For vognmandsvirksomheden Karsten V. Olesen i Skjern var svaret CustomOffice.
I en ny video fortæller medejer Thomas Kjærgaard Nielsen, hvordan de har digitaliseret planlægning, fragtbreve, tidsregistrering og fakturering – og gjort hverdagen nemmere for både chauffører og kontor.
Karsten V. Olesen I/S er en stærkt specialiseret vognmandsvirksomhed med base i Skjern. Virksomheden blev oprindeligt stiftet i 1995, men er siden 2019 videreført af Thomas Kjærgaard Nielsen og Klaus Skov Simonsen. Sammen har de udbygget og moderniseret forretningen og i dag tilbyder de en bred vifte af transport- og kranopgaver til hele landet.
Deres ydelser omfatter blandt andet:
Professionel krantransport og specialtransport med kraner fra 27–450 TM, inkl. lastbilkraner, mobilkraner og blokvogne.
Kranmontage, fx opsætning af elementer, stålspær, altaner og varmeanlæg – ofte projekter, der strækker sig over flere dage.
Maskinbaksning og flytning af store industrimaskiner, tanke og tungt udstyr.
Transport af containere, kabeltromler, skibscontainere, pavilloner og både – samt modultransport til vindmøller.
Specialtransporter af meget store enheder – fx vindmøllevinger på over 67 meter.
Vognparken tæller i dag omkring 17–18 lastbiler og flere følgebiler, og de løser opgaver over hele Danmark. Ud over transport lægger virksomheden stor vægt på kvalitet, sikkerhed og fleksibilitet – både i valg af grej og samarbejdet med kunderne.
Fra skeptiske chauffører til digital succes
Da Thomas og teamet indførte CustomOffice, var der naturligt nok en vis skepsis blandt chaufførerne. De var vant til at bruge papir og sms’er til det meste. Men som Thomas siger i videoen:
“I dag kan man godt mærke på dem, at det egentlig er dejligt – de kan bare sende tingene direkte i app’en.”
Chaufførerne tager nu nemt billeder af fragtbreve med mobilen og uploader dem med det samme. Intet går tabt – og der er ingen bøvl med at finde dokumentation bagefter.
Planlægning og krantid med ét klik
En af de vigtigste funktioner for Karsten V. Olesen er tidsregistrering og krantid. Når chaufførerne kører ud, starter de med effektiv tid (til- og frakørsel) og skifter derefter over til krantid, så de kun registrerer de relevante minutter korrekt. Det giver præcis data, nem fakturering – og et retvisende billede af opgaven.
Fleksibilitet og overblik i større projekter
Mange af de opgaver, virksomheden løser, kræver specialtrailere og kranløsninger. Det kan fx være en udtrækstrailer til lange emner eller en trailer bygget specifikt til pavilloner. CustomOffice giver mulighed for at oprette og navngive opgaver præcist, så der er styr på, hvad der er lavet – og hvornår.
Deres hverdag består sjældent af standardopgaver. Derfor er det vigtigt at have et system, der kan følge med – og det oplever Thomas, at CustomOffice kan.
Flere funktioner der understøtter hverdagen
Udover den daglige tidsregistrering og fakturering indeholder CustomOffice flere øvrige funktioner, der løfter driften:
Oprettelse af kunder, medarbejdere og opgaver fra mobil og PC
Automatisk fakturakladde ved godkendt dagseddel overført til e-conomic
Brugervenlig app med minimal tastefunktion – også velegnet til ordblinde eller medarbejdere, der bruger talegenkendelse til notetagning
Digital håndtering af bilag som vejesedler og fragtbreve via billeder og PDF-upload i app’en
GPS-sporing, offline funktionalitet og dokumentation til kunderapportering
Lønregistrering inkl. tillæg, overarbejde og integration til Dataløn
Integration med e-conomic sparer tid og minimerer fejl
CustomOffice er integreret med e-conomic, som Karsten V. Olesen bruger til regnskab og fakturering. Når en opgave er registreret i appen og godkendt, overføres den automatisk til e-conomic – med korrekte timer, kundeoplysninger og bemærkninger.
Hvis der er flere opgaver til samme kunde på én dag, kan de få individuelle navne eller numre, så alt er gennemsigtigt og nemt at håndtere. Det minimerer fejl og gør faktureringen langt hurtigere.
“CustomOffice har ændret min hverdag. Vi slipper for en masse papirarbejde og kuglepensskrivning.”
Medarbejderne taster nu deres timer direkte i app’en, og opgaverne overføres automatisk til regnskabssystemet.
Brugervenlighed gjort til anbefaling
Ifølge Thomas har flere i branchen spurgt ind til, hvad det er for et system, de bruger. Når han viser, hvordan det fungerer, er det tydeligt, at brugervenligheden er en af de helt store fordele:
“Vi har haft flere, der har kontaktet os med andre løsninger – men vi kan simpelthen ikke finde noget, der er så brugervenligt og så nemt, som CustomOffice.”
Det er nemt at forstå, hvorfor systemet anbefales videre til andre vognmænd.
Følg Karsten V. Olesen og deres udvikling
Karsten V. Olesen deler jævnligt nyt fra deres hverdag – både på deres hjemmeside og på Facebook. Her kan man følge med i nye opgaver, se billeder af kranarbejde og få et indblik i en moderne vognmandsforretning i vækst.
Hvis du sidder i en vognmandsforretning og stadig bruger papir eller manuelle rutiner, er det måske tid til at gøre som Karsten V. Olesen og tage springet til digital struktur.
Med CustomOffice får du:
Let planlægning og kalenderstyring
Digital tidsregistrering – også krantid og ventetid
