Som vognmand kender du sikkert til udfordringerne med at holde styr på vejesedlerne. Vejesedler, der bliver væk, forsinkes eller ikke når ind til kontoret i tide, kan skabe unødvendige frustrationer, forsinke faktureringen og føre til fejl.
Løsningen er digitalisering af vejesedler. Med CustomOffice kan du samle, organisere og håndtere alle dine vejesedler digitalt – hurtigt, nemt og uden besvær.
Sådan fungerer digitalisering af vejesedler med CustomOffice
Med CustomOffice er det let for chaufførerne at digitalisere vejesedlerne direkte fra deres mobil eller tablet. Her er, hvordan processen foregår:
- Opgaven oprettes i systemet med relevante oplysninger som kunde, arbejdssted og projektnummer.
- Chaufføren uploader vejesedlen med få klik – enten ved at tage et billede af den eller ved at indtaste oplysningerne manuelt.
- Automatisk overblik: Vejesedlen kobles straks til opgaven i systemet og bliver tilgængelig for lederen.
Du kan også kræve, at chaufførerne tager et billede af vejesedlen, før de kan afslutte opgaven. På den måde sikrer du, at al dokumentation er på plads, og at intet bliver glemt eller forsinket.
Sådan udnytter lederen digitaliseringen af vejesedler
Når vejesedlerne er digitaliseret og uploadet i CustomOffice, kan lederen nemt finde og administrere dem. Via menupunktet Bilag kan du se alle billeder, som chaufførerne har taget. For at gøre det hurtigt og effektivt kan bilagene filtreres efter:
- Kunde
- Arbejdsområde
- Køretøj
- Sted
- Medarbejder
- Dato
Du kan vælge at udtrække vejesedler som PDF eller JPEG. PDF-formatet er printvenligt og inkluderer:
- Billedet af vejesedlen, der fylder mest muligt af en A4-side.
- Firmaets logo, som indsættes øverst i højre hjørne.
- Informationer fra opgaven, såsom kunde, projektnummer, arbejdssted og noter, der placeres under billedet.
Hvis du bruger sagsstyring eller projektstyring i CustomOffice, samler systemet automatisk bilagene pr. sag, projekt eller ordre, så det bliver endnu lettere at administrere dem.
Fordele ved digitalisering af vejesedler
Digitalisering af vejesedler sparer ikke kun tid og besvær – det skaber også en lang række konkrete fordele for din virksomhed:
- Hurtigere fakturering: Vejesedlerne er klar straks efter opgaven er afsluttet, så du kan sende fakturaer med det samme.
- Mindre papirarbejde: Alt er digitalt og samlet ét sted, hvilket reducerer risikoen for bortkomne bilag.
- Bedre overblik: Se i realtid, hvilke bilag der er uploadet, og hvilke der mangler.
- Effektiv dokumentation: Du kan nemt kontrollere fragtede mængder og dele bilag med kunder eller andre interessenter.
Selvom det ikke er muligt at overføre billeder direkte til økonomisystemer som e-conomic på grund af tekniske begrænsninger, sikrer CustomOffice, at dine bilag er organiseret og klar til brug.
Billede 1 (Bilagsoversigt i systemet)
Beskrivelse: Bilagsoversigten i CustomOffice giver et klart overblik over alle uploadede billeder, herunder vejesedler. Dokumenterne kan nemt filtreres efter kunde, arbejdsområde, køretøj, sted eller medarbejder.
Billede 2 (Downloadmuligheder for bilag)
Beskrivelse: Med CustomOffice kan vejesedler og andre bilag downloades i forskellige formater og kvaliteter, herunder PDF og ZIP, så de passer til virksomhedens behov.
Billede 3 (Vejeseddel i PDF-format)
Beskrivelse: Eksempel på en digitaliseret vejeseddel fra CustomOffice, genereret som en printvenlig PDF med virksomhedens logo og relevante oplysninger fra opgaven.
Billede 4 (Kalenderoversigt med ikon for vejeseddel)
Beskrivelse: Kalenderoversigten i CustomOffice viser opgaver for medarbejderne. Ikonet med et lille foto indikerer, at vejesedlen er blevet uploadet og knyttet til opgaven. Det sikrer, at lederen hurtigt kan kontrollere, om dokumentationen er på plads.Kom i gang med digitalisering af vejesedler i dag.
Digitalisering af vejesedler gør din hverdag som vognmand lettere og mere effektiv. Med CustomOffice kan du tage styringen over dine dokumenter og slippe for de mange manuelle arbejdsgange.
Book en gratis demo i dag og oplev, hvordan digitalisering af vejesedler kan gøre en forskel for din forretning.
